Privatanteil Fahrzeug und FABI

Wieso ein Privatanteil?

Die Grundsätze sind einfach: Geschäftsausgaben können als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung verbucht werden. Dadurch sinkt der Gewinn und somit auch die Gewinnsteuer. Bei Einzelunternehmen wird auch das steuerbare Einkommen reduziert. Private Auslagen dürfen jedoch nicht als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung verbucht werden. Wenn private Auslagen mit Mitteln der Gesellschaft bezahlt werden, muss dieser Vorgang erfolgsneutral auf dem Privatkonto verbucht oder dem Bezüger in Rechnung gestellt werden.

Es kommt jedoch vor, dass Güter oder Geschäftsfälle nicht eindeutig zugeordnet werden können. Ein Beispiel dafür sind Geschäftsreisen, an die ein privates Wochenende «angehängt» wird. Oder ein Mobile-Abo, mit dem auch private Telefonate getätigt werden. Das bekannteste Beispiel betrifft das weit verbreitete Geschäftsfahrzeug, das auch für private Fahrten genutzt werden darf. In solchen Fällen stellt sich immer die Frage nach der korrekten Aufteilung des Aufwands in «geschäftliche» und «private» Kosten.

Bei den häufigsten Fällen, einschliesslich Geschäftsfahrzeugen, hat die Steuerverwaltung Pauschalen festgelegt. Diese erleichtern es den Unternehmen, den korrekten Privatanteil zu berechnen. Diese Pauschalen werden in der Regel auch von der AHV und somit von allen Sozialversicherungen akzeptiert. Die folgenden Ausführungen beziehen sich ausschliesslich auf das sogenannte «gemischt genutzte» Geschäftsfahrzeug.

Effektive Abrechnung des Privatanteils vs. Pauschalabrechnung

Der Privatanteil Fahrzeug kann nach zwei Methoden ermittelt werden: Die effektive und die pauschale Abrechnung.

• Effektive Abrechnung

  Die exakteste Methode der Aufteilung besteht darin, jeden gefahrenen Kilometer in einem Fahrtenbuch zu notieren und zu kennzeichnen, ob die Fahrt privater oder geschäftlicher Natur war. Auf diese Weise ergibt sich ein Verhältnis, zu dem die gesamten Fahrzeugkosten aufgeteilt werden können. Dabei ist für die geschäftlichen Fahrten zu notieren, wohin und zu welchem Zweck die Fahrt unternommen wurde, sodass die Behörden die Möglichkeit haben, die Geschäftsmässigkeit zu überprüfen. Klingt aufwändig? Ist es auch! Deshalb hat die Schweizerische Steuerkonferenz eine Pauschale festgelegt, mit der auf ein Fahrtenbuch verzichtet werden kann. Auch die AHV-Ausgleichskassen orientieren sich an dieser Praxis.

• Pauschale Abrechnung

  Die Pauschale für den Privatanteil soll sowohl einen Teil der Amortisation des Kaufpreises als auch des Unterhalts abdecken. Daher ist es naheliegend, dass der Kaufpreis als Basis für die Berechnung der prozentualen Pauschale dient (aktuell 0,9 Prozent des Kaufpreises exkl. MWST pro Monat bzw. 10,8 Prozent pro Jahr).

Übrigens: Zum Kaufpreis gehören auch allfällige Zusatzausrüstungen, wie zum Beispiel ein Navigationssystem, ein besseres Soundsystem oder ein Aufpreis für Ledersitze. Dies gilt auch dann, wenn solche Mehrkosten vom Mitarbeitenden bzw. Unternehmenden privat bezahlt werden. Nicht dazu gehört jedoch die Ablieferungspauschale, da es sich hier um eine einmalige Dienstleistung handelt.

Was hat der Privatanteil mit FABI zu tun?

Um diese Frage zu beantworten, werfen wir einen kurzen Blick auf die private Steuererklärung. Hier deklarieren wir jährlich unseren Lohn. Davon können die Berufskosten - also alle Kosten, die anfallen, damit wir den Beruf ausüben können - in Abzug gebracht werden, was zu tieferen Steuern führt. Dazu gehören auch die Kosten für den Arbeitsweg. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt, sind folgende drei Fälle zu unterscheiden:

1. Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug ausschliesslich für Geschäftsfahrten nutzen und das Fahrzeug ist am Arbeitsort stationiert. In diesem Fall muss kein Privatanteil abgerechnet werden und der Mitarbeitende kann die Kosten für den Arbeitsweg steuerlich in Abzug bringen.
2. Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug für Geschäftsfahrten und für den Arbeitsweg zwischen Wohn- und Arbeitsort nutzen, jedoch nicht für weitere private Fahrten. Auch in diesem Fall muss kein Privatanteil abgerechnet werden. Allerdings muss auf dem Lohnausweis das Feld «F» angekreuzt werden. Dies bedeutet, dass der Mitarbeitende keinen Abzug für den Arbeitsweg vornehmen kann, da dieser vom Arbeitgeber finanziert wird.
3. Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug sowohl für Geschäftsfahrten als auch für den Arbeitsweg und für weitere private Fahrten verwenden («gemischte» Verwendung von Geschäftsfahrzeugen). In diesem Fall muss ebenfalls das Feld «F» im Lohnausweis angekreuzt werden, zusätzlich ist jedoch ein Privatanteil als Naturallohn abzurechnen.

Und dann kam FABI, die unter anderem eine Beschränkung des Berufskostenabzugs beinhaltete. Auf Bundesebene wurde der Abzug auf 3'000 Franken limitiert. Auf kantonaler Ebene entscheidet jeder Kanton für sich, ob und in welcher Höhe der Abzug eingeschränkt wird. Das heisst, Arbeitnehmende mit einem langen Arbeitsweg und entsprechend hohen Kosten können nur noch einen Teil dieser Kosten steuerlich in Abzug bringen. Dadurch wären Arbeitnehmende, die für den Arbeitsweg ein vom Arbeitgeber finanziertes Fahrzeug nutzen dürfen, im Vorteil gewesen.

Damit die Limitation der Berufskosten auch bei diesen Steuerpflichtigen zum Tragen kommt, mussten sie den Arbeitsweg zuerst als Einkommen deklarieren, um dann die (limitierten) Kosten wieder abziehen zu können. Arbeitgebende mussten folglich im Lohnausweis erwähnen, wenn gar kein Arbeitsweg anfällt, weil die Mitarbeitenden im Homeoffice gearbeitet haben oder im Aussendienst direkt zu Geschäftspartnern gefahren sind. Alles in allem: Sehr kompliziert und aufwändig.

 

Wie sieht die Rechnung aus, wenn der Arbeitnehmenden von der Arbeitgeberin ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, welches diese auch für den Arbeitsweg verwenden darf (siehe Fälle zwei und drei weiter oben)? Der von der Arbeitgeberin finanzierte Arbeitsweg musste als Naturallohn in der Steuererklärung deklariert werden. Durch den reduzierten Fahrkostenabzug resultierte ein höheres steuerbares Einkommen. Interessanterweise - um nicht zu sagen inkonsequenterweise - wurde dieser Naturallohn lediglich bei den Steuern berücksichtigt, nicht jedoch bei den Sozialversicherungen.

 

Eine pauschale Aufrechnung in dieser Grössenordnung würde Arbeitnehmende, bei denen gar kein Arbeitsweg anfällt, benachteiligen. Das betrifft z.B. Aussendienstmitarbeitende, die nicht zum Geschäftssitz, sondern direkt von zu Hause zum Geschäftspartner und zurück fahren; oder Mitarbeitende, die (teilweise) im Homeoffice arbeiten. Um das zu verhindern, müssen Arbeitgeber den Aussendienstanteil, der auch allfällige Homeoffice-Tage beinhaltet, auf dem Lohnausweis der betreffenden Arbeitnehmenden bescheinigen. Um dazu in der Lage zu sein, muss eine Kontrolle geführt werden darüber, ob Mitarbeitende am Morgen bzw. am Abend einen Arbeitsweg zwischen Wohn- und Geschäftssitz zurückgelegt haben. Da dies wiederum sehr aufwändig ist, hat die Steuerbehörde eine Mitteilung mit pauschalen Aussendienst-Prozentsätzen für bestimmte Tätigkeiten publiziert, die jedoch längst nicht bei allen Arbeitsverhältnissen angewandt werden kann. Kurzum: Die Situation ist sehr unbefriedigend.

 

Was gilt seit dem 1. Januar 2022 in Bezug auf die FABI-Abrechnung?

Dieses «Abrechnungsmonster» wurde durch die Motion von Ständerat Erich Ettlin entschärft. Der Privatanteil wurde von 0,8 Prozent auf neu 0,9 Prozent pro Monat erhöht, was 9,6 Prozent bzw. 10,8 Prozent des Fahrzeugkaufpreises exkl. MWST pro Jahr entspricht. Die Erhöhung der Pauschale beinhaltet den von den Arbeitgebern finanzierten Arbeitsweg. Davon profitieren vor allem Arbeitnehmende mit langen Arbeitswegen (mehr als rund 4'300 km pro Jahr). Der minimale monatlich abzurechnende Privatanteil beträgt weiterhin 150 Franken.

Durch diese Änderung wird der Naturallohn für den Arbeitsweg auch sozialversicherungspflichtig, womit auch die Abrechnungslogik bezüglich der Beitragspflicht von Naturallohn bei der AHV wiederhergestellt ist.

 

Konsequenzen Privatanteil bei juristischen Gesellschaften

Sozialversicherungen und Lohn

Der Privatanteil von 0,9 Prozent gilt als Naturallohn und ist entsprechend auf dem Lohnausweis zu bescheinigen und mit den Sozialversicherungen abzurechnen.

 

Arbeitsvertrag

Sollte der Privatanteil als fester Prozentsatz in den Arbeitsverträgen oder im Personalreglement vermerkt sein, ist dieser anzupassen. Dies stellt eine Vertragsanpassung dar, die das Einverständnis des betroffenen Mitarbeitenden bedingt. Um dies bei künftigen Anpassungen zu vermeiden, empfehlen wir, nicht auf den Prozentsatz zu verweisen, sondern auf die gesetzliche Regelung.

Lohnausweis

Der Privatanteil wird in Ziffer 2.2 im Lohnausweis als Gehaltsnebenleistung aufgeführt. Eine Deklaration des Aussendienstanteils sowie der Homeoffice-Tage in Ziffer 15 ist nicht notwendig. Das Feld «F» ist anzukreuzen.

Mehrwertsteuer

Der Privatanteil ist wie bisher mit der MWST abzurechnen - aktuell zum Satz von 8,1 Prozent - wobei der Privatanteil zwar vom Kaufpreis (bzw. Barwert bei Leasingfahrzeugen) exkl. MWST berechnet wird, das Ergebnis jedoch als inkl. MWST gilt.

 

Steuern

Da dem Privatanteil ein Lohnaufwand gegenübersteht, ist die Verbuchung praktisch steuerneutral.

 

Konsequenzen Privatanteil bei Privatpersonen

Dem Mitarbeitenden, dem das Geschäftsfahrzeug auch für private Zwecke zur Verfügung steht, wird der Privatanteil als Lohn auf dem Lohnausweis ausgewiesen. Der Arbeitsweg muss nicht als zusätzliches Einkommen in der Steuererklärung deklariert werden. Der limitierte Abzug in Höhe von 3'000 Franken ist bereits berücksichtigt und kann nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Sollten die kantonalen Regelungen jedoch höhere oder unbeschränkte Fahrkostenabzüge zulassen, steht es den Kantonen frei, Kosten, die über 3'000 Franken hinausgehen, zum Abzug zuzulassen. Es lohnt sich somit, die Wegleitung zur Steuererklärung jeweils genau zu studieren.

Da der Privatanteil auch in die Basis für die AHV/IV und gegebenenfalls die berufliche Vorsorge einfliesst, kann es zu einer leichten Verbesserung der Vorsorgeleistungen führen, sofern die gesetzlichen oder reglementarischen Maximalleistungen nicht bereits erreicht sind.

Konsequenzen Privatanteil bei Selbstständigerwerbenden

Sozialversicherungen

Der Privatanteil von 0,9 Prozent gilt als Privatbezug. Er wird als Aufwandsminderung verbucht und führt dadurch zu einem marginal höheren Gewinn. Da die Beiträge an die AHV/IV/EO bei Selbstständigerwerbenden vom Gewinn berechnet werden, fällt automatisch auch auf dem Privatanteil ein Beitrag an.

 

Mehrwertsteuer

Der Privatanteil ist mit der MWST abzurechnen - aktuell zum Satz von 8,1 Prozent - wobei der Privatanteil zwar vom Kaufpreis (bzw. Barwert bei Leasingfahrzeugen) exkl. MWST berechnet wird, das Ergebnis jedoch als inkl. MWST gilt.

 

 

Steuern

Die korrekte Verbuchung des Privatanteils führt zu einem marginal reduzierten Aufwand und somit zu einem leicht höheren Gewinn, der zusätzlich zu versteuern ist.