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Was lange währt, wird endlich gut. Zumindest dürften sich hier all jene einig sein, die Löhne verarbeiten und Steuererklärungen ausfüllen, denn für FABI wurde nach langer Evaluation eine pragmatische Lösung gefunden, die per 1. Januar 2022 in Kraft tritt.
Mit der Einführung von FABI (Finanzierung und den Ausbau der Eisenbahninfrastruktur) im Jahr 2015 war das Thema Geschäftsfahrzeug und damit verbunden der Privatanteil wieder ins Rampenlicht gerückt. Ab 2022 werden die zusätzlichen Administrationshürden um FABI wieder gelockert. Aus diesem Anlass werfen wir nochmals einen umfassenden Blick auf Geschäftsfahrzeuge und die korrekte Deklaration des Privatanteils, um hoffentlich endgültig mit allen Mythen und Missverständnissen aufzuräumen.
Wieso ein Privatanteil?
Die Grundsätze sind einfach: Geschäftsausgaben können als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung geltend gemacht werden. Dadurch sinkt der Gewinn und somit die Gewinnsteuer und bei Einzelunternehmungen das steuerbare Einkommen. Private Auslagen dürfen nicht als Aufwand in der Geschäftsbuchhaltung verbucht werden. Wenn private Auslagen mit Mitteln der Gesellschaft bezahlt werden, muss dieser Vorgang erfolgsneutral auf dem Privatkonto verbucht oder dem Bezüger in Rechnung gestellt werden.
Es kommt jedoch vor, dass Güter oder Geschäftsfälle nicht eindeutig zugeordnet werden können. Beispiel: Geschäftsreisen, an die man noch ein privates Wochenende «anhängt». Oder ein Mobile-Abo, mit dem auch private Telefonate getätigt werden. Das bekannteste Beispiel betrifft das weit verbreitete Geschäftsfahrzeug, mit dem auch private Fahrten unternommen werden dürfen. In solchen Fällen stellt sich immer die Frage nach der korrekten Aufteilung des Aufwands in «geschäftliche» und «private» Kosten.
In den am häufigsten vorkommenden Fällen - darunter eben auch beim Geschäftsfahrzeug - wurden von der Steuerverwaltung Pauschalen festgelegt. Dies erleichtert es den Unternehmen, den korrekten Privatanteil zu berechnen. Diese Pauschalen werden in der Regel auch von der AHV und somit von allen Sozialversicherungen akzeptiert. Bei den folgenden Ausführungen geht es ausschliesslich um das sogenannte «gemischt genutzte» Geschäftsfahrzeug.
Effektive Abrechnung des Privatanteils vs Pauschalabrechnung
Der Privatanteil Fahrzeug kann nach zwei Methoden ermittelt werden: Die effektive und die pauschale Abrechnung.
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Effektive Abrechnung Pauschale Abrechnung Übrigens: Beim Kaufpreis gehören allfällige Zusatzausrüstungen dazu, wie z.B. ein Navigationssystem, ein besseres Soundsystem oder ein Aufpreis für Ledersitze. Dies gilt auch dann, wenn solche Mehrkosten vom Mitarbeitenden bzw. Unternehmenden privat bezahlt werden. Nicht dazu gehört jedoch die Ablieferungspauschale, da es sich hier um eine einmalige Dienstleistung handelt. |
Was hat der Privatanteil mit FABI zu tun?
Zur Beantwortung dieser Frage machen wir einen kleinen Ausflug in die private Steuererklärung. Dort deklarieren wir jährlich unseren Lohn. Davon können die Berufskosten - also alle Kosten die anfallen, damit wir den Beruf ausüben können - in Abzug gebracht werden, was zu tieferen Steuern führt. Dazu gehören auch die Kosten für den Arbeitsweg. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt, müssen folgende drei Fälle unterschieden werden:
- Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug ausschliesslich für Geschäftsfahrten verwenden, das Fahrzeug ist am Arbeitsort stationiert. In diesem Fall muss kein Privatanteil abgerechnet werden und der Mitarbeitende kann die Kosten für den Arbeitsweg steuerlich in Abzug bringen.
- Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug für Geschäftsfahrten und für den Arbeitsweg zwischen Wohn- und Arbeitsort verwenden, jedoch nicht für weitere private Fahrten. In diesem Fall muss ebenfalls kein Privatanteil abgerechnet, jedoch auf dem Lohnausweis das Feld «F» angekreuzt werden mit der Folge, dass der Mitarbeitende keinen Abzug für den Arbeitsweg vornehmen kann, da dieser ja vom Arbeitgeber finanziert wird.
- Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug sowohl für Geschäftsfahrten als auch für den Arbeitsweg und für weitere private Fahrten verwenden («gemischte» Verwendung von Geschäftsfahrzeugen). In diesem Fall muss ebenfalls das Feld «F» im Lohnausweis angekreuzt werden, zusätzlich ist jedoch ein Privatanteil als Naturallohn abzurechnen.
Und dann kam FABI, die unter anderem eine Beschränkung des Berufskostenabzugs beinhaltet. Auf Bundesebene wurde der Abzug auf 3'000 Franken limitiert. Das heisst Arbeitnehmende, die einen weiten Arbeitsweg und entsprechend hohe Kosten haben, können nur noch einen Teil dieser Kosten steuerlich in Abzug bringen[1].
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Beispiel
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Wie sieht die Rechnung aus, wenn der Arbeitnehmenden von der Arbeitgeberin ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, welches diese auch für den Arbeitsweg verwenden darf (siehe Fälle zwei und drei weiter oben)? Der von der Arbeitgeberin finanzierte Arbeitsweg muss als Naturallohn in der Steuererklärung deklariert werden. Durch den reduzierten Fahrkostenabzug resultiert ein höheres steuerbares Einkommen. Interessanterweise - um nicht zu sagen inkonsequenterweise - wird dieser Naturallohn lediglich bei den Steuern berücksichtigt, nicht jedoch bei den Sozialversicherungen.
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Beispiel mit Geschäftsfahrzeug Zusätzlich zu deklarierender Lohn bei obigem Beispiel
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Eine pauschale Aufrechnung in dieser Grössenordnung würde Arbeitnehmende, bei denen gar kein Arbeitsweg anfällt, benachteiligen. Das betrifft z.B. Aussendienstmitarbeitende, die nicht zum Geschäftssitz, sondern direkt von zu Hause zum Geschäftspartner und zurück fahren; oder Mitarbeitende, die (teilweise) im Homeoffice arbeiten. Um das zu verhindern, müssen Arbeitgeber den Aussendienstanteil, der auch allfällige Homeoffice-Tage beinhaltet, auf dem Lohnausweis der betreffenden Arbeitnehmenden bescheinigen[2]. Um dazu in der Lage zu sein, muss eine Kontrolle geführt werden darüber, ob Mitarbeitende am Morgen bzw. am Abend einen Arbeitsweg zwischen Wohn- und Geschäftssitz zurückgelegt haben. Da dies wiederum sehr aufwändig ist, hat die Steuerbehörde eine Mitteilung mit pauschalen Aussendienst-Prozentsätzen für bestimmte Tätigkeiten publiziert, die jedoch längst nicht bei allen Arbeitsverhältnissen angewandt werden kann. Kurzum: Die Situation ist sehr unbefriedigend.
Was ändert in Bezug auf die FABI-Abrechnung ab 1. Januar 2022?
Diesem «Abrechnungsmonster» werden ab dem Jahr 2022 die Zähne gezogen, dank der Motion von Ständerat Erich Ettlin. Der Privatanteil wird von aktuell 0,8 Prozent auf neu 0,9 Prozent pro Monat erhöht (9,6 Prozent bzw. 10,8 Prozent des Fahrzeugkaufpreises exkl. MWST pro Jahr). Die Erhöhung der Pauschale soll den von den Arbeitgebern finanzierten Arbeitsweg berücksichtigen. Davon profitieren vor allem Arbeitnehmende mit langen Arbeitswegen (mehr als rund 4'300 km pro Jahr). Der Entwurf der Verordnungsänderung vom 15. März 2021 enthält keine Anpassung des Mindestbetrags von bisher 150 Franken. Sollte dies so bleiben ist davon auszugehen, dass der Mindestbetrag bereits ab einem Fahrzeugwert von 16'667 Franken anzuwenden ist, statt wie bisher ab 18'750 Franken.
Durch diese Änderung wird der Naturallohn für den Arbeitsweg auch sozialversicherungspflichtig, womit auch hier die Abrechnungslogik bezüglich der Beitragspflicht von Naturallohn bei der AHV wiederhergestellt ist.
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Vergleichsrechnung
Aus finanzieller Sicht werden Arbeitnehmende mit langem Arbeitsweg entlastet, da die Erhöhung der Pauschale die Länge des Arbeitswegs nicht mehr berücksichtigt. |
Konsequenzen Privatanteil bei juristischen Gesellschaften
Sozialversicherungen und Lohn
Der Privatanteil von 0,8 bzw. neu 0,9 Prozent gilt als Naturallohn und ist entsprechend auf dem Lohnausweis zu bescheinigen und mit den Sozialversicherungen abzurechnen.
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Beispiel
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Arbeitsvertrag
Sollte der Privatanteil als fester Prozentsatz in den Arbeitsverträgen oder im Personalreglement vermerkt sein, ist dieser rechtzeitig anzupassen. Dies stellt eine Vertragsanpassung dar, die das Einverständnis des betroffenen Mitarbeitenden bedingt. Um dies bei künftigen Anpassungen zu verhindern empfehlen wir, nicht auf den Prozentsatz zu verweisen, sondern auf die gesetzliche Regelung.
Lohnausweis
Der Privatanteil wird wie bisher in Ziffer 2.2 im Lohnausweis als Gehaltsnebenleistung aufgeführt. Die Deklaration des Aussendienstanteils sowie der Homeoffice-Tage in Ziffer 15 erübrigt sich. Das Feld «F» ist nach wie vor anzukreuzen.
Mehrwertsteuer
Der Privatanteil ist wie bisher mit der MWST abzurechnen - aktuell zum Satz von 7,7 Prozent - wobei der Privatanteil zwar vom Kaufpreis (bzw. Barwert bei Leasingfahrzeugen) exkl. MWST berechnet wird, das Ergebnis jedoch als inkl. MWST gilt.
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Beispiel
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Steuern
Da dem Privatanteil ein Lohnaufwand gegenübersteht, ist die Verbuchung praktisch steuerneutral.
Konsequenzen Privatanteil bei Privatpersonen
Der Mitarbeitende, dem das Geschäftsfahrzeug auch für private Zwecke zur Verfügung steht, wird mit dem Lohnausweis ein etwas höherer Privatanteil ausgewiesen. Die im Jahr 2022 in Kraft tretende Änderung erhöht somit das steuerbare Einkommen leicht, dafür entfällt die lästige Erfassung der Halbtage mit oder ohne Arbeitsweg. Der Arbeitsweg muss nicht mehr als zusätzliches Einkommen in der Steuererklärung deklariert werden.
Und der Berufskostenabzug? Der limitierte Abzug in Höhe von 3'000 Franken ist bei der neuen Regelung bereits berücksichtigt und kann nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Sollten die kantonalen Regelungen jedoch höhere oder unbeschränkte Fahrkostenabzüge zulassen, steht es den Kantonen frei, die übersteigenden Kosten von mehr als 3'000 Franken zum Abzug zuzulassen. Es lohnt sich somit, die Wegleitung zur Steuererklärung 2022 zu studieren.
Da der erhöhte Privatanteil auch die Basis bildet für die AHV/IV und allenfalls der beruflichen Vorsorge, kommt es in der Regel zu einer leichten Verbesserung der Vorsorgeleistungen, sofern die gesetzlichen oder reglementarischen Maximalleistungen nicht bereits erreicht sind.
Konsequenzen Privatanteil bei Selbstständigerwerbenden
Sozialversicherungen
Der Privatanteil von 0,8 bzw. neu 0,9 Prozent gilt als Privatbezug. Er wird als Aufwandsminderung verbucht und führt dadurch zu einem marginal höheren Gewinn. Da die Beiträge an die AHV/IV/EO bei Selbstständigerwerbenden vom Gewinn berechnet werden, fällt automatisch auch auf dem Privatanteil ein (jetzt leicht erhöhter) Beitrag an.
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Beispiel
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Mehrwertsteuer
Der Privatanteil ist wie bisher mit der MWST abzurechnen - aktuell zum Satz von 7,7 Prozent - wobei der Privatanteil zwar vom Kaufpreis (bzw. Barwert bei Leasingfahrzeugen) exkl. MWST berechnet wird, das Ergebnis jedoch als inkl. MWST gilt.
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Beispiel
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Achtung |
Steuern
Die korrekte Verbuchung des Privatanteils führt zu einem marginal verminderten Aufwand und somit zu einem leicht höheren Gewinn, der zusätzlich zu versteuern ist.
Fazit
Die Anpassung bezüglich FABI hatte bei der Vernehmlassung viele Gegner. Ein Argument war insbesondere, dass Pendler mit langem Arbeitsweg ohne Geschäftsfahrzeug schlechter gestellt werden als solche mit. Darüber liesse sich ausführlich debattieren.
Schlussendlich siegte für einmal die administrative Vereinfachung, was vielen Betroffenen das Leben erheblich leichter machen wird. Für den Bund ist die Neuerung übrigens aus finanzieller Sicht neutral, die Erhöhung der Pauschale deckt die wegfallende Deklaration des aufgerechneten Einkommens bei der direkten Bundessteuer ab.
[1] S. dazu auch unser Artikel im BDO Newsletter vom 23.6.2015: «FABI hat weitreichende Konsequenzen beim Fahrtkostenabzug in der Steuererklärung».
[2] S. dazu auch unsere Artikel vom 1.12.2015 «FABI - Umsetzung bei Geschäftswagen», vom 19.2.2016 «FABI bei Geschäftswagen» und vom 23.8.2016 «FABI bei Geschäftswagen - Umsetzung in der Praxis»
[3] Davon werden noch die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen
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