Mit der Einführung von AbaClock und AbaClik wurde den Mitarbeitenden von Komax mehr Eigenverantwortung bei der Zeiterfassung übertragen. Die integrierten Lösungen stellen den bedürfnisgerechten und sicheren Zugang für alle Mitarbeitenden auf die Abacus-HR-Umgebung sicher und sind ein grosser Schritt in der Digitalisierung der HR-Prozesse.
Komax ist Pionier und Marktführer in der automatisierten Kabelverarbeitung. Das innovative Unternehmen stellt Serienmaschinen und kundenspezifische Anlagen für alle Automatisierungs- und Individualisierungsgrade her. Die Gruppe beschäftigt weltweit rund 2'000 Mitarbeitende und bietet über Tochtergesellschaften und unabhängige Vertretungen Verkaufs- und Serviceunterstützung in über 60 Ländern.
Mehr Verantwortung für die Mitarbeitenden
Komax hat sich in der Schweiz zum Ziel gesetzt, den bedürfnisgerechten und sicheren Zugang für alle Mitarbeitenden auf die Abacus-HR-Umgebung sicherzustellen. Mit der Einführung der neuen Abacus Zeiterfassung, die auf der bestehenden Lohn- und HR-Lösung basiert, soll den rund 700 Mitarbeitenden in der Schweiz möglichst viel Verantwortung übertragen werden. Durch den Einsatz von Self-Service-Prozessen, die auf unterschiedlichen Endgeräten wie Laptop, Smartphone und Tablet zur Anwendung kommen, soll dieses Ziel erreicht werden. Dies alles unter Berücksichtigung einer reglements- und gesetzeskonformen Zeiterfassung.
Datensicherheit als zentrales Element
Um die Anforderungen zu erfüllen, jederzeit und von überall auf die Zeiterfassung und andere Daten zugreifen zu können, ist ein durchdachtes technisches Konzept erforderlich. Denn es ist hauptsächlich eine technische Herausforderung, den Zugriff so zu steuern, dass beim internen und externen Zugriff mit unterschiedlichen Endgeräten die Datensicherheit immer gewährleistet ist.
Die moderne iPad Zeiterfassung von Abacus
Auch einzelne stationäre AbaClock-Terminals dienen an den Schweizer Standorten von Komax als Zeiterfassungsgeräte. Ein Terminal besteht aus einem iPad mit Schutzglas und einem Badge-Lesegerät. Die Terminals sind via Cloud miteinander verbunden, so dass sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Orten an- und abmelden können. Die Identifikation am Terminal erfolgt mittels NFC-Ausweiskarten (Erfahren sie mehr zur Zeiterfassung mit AbaClock). Alternativ können die Mitarbeitenden die Zeiten auch in Eigenverantwortung über das Abacus Mitarbeiterportal erfassen.
Mobile Erfassung von Arbeitszeit, Absenzen und mehr
Ausserhalb der Firmenstandorte können die Mitarbeitenden via Smartphone-App AbaClik jederzeit ihre Zeiten mobil erfassen (Erfahren sie mehr über AbaClik 3 - die Smartphone App für Spesen, Absenzen, Zeiterfassung und mehr). Zudem werden die Mitarbeitenden in weitere HR-Prozesse eingebunden. So können die Mitarbeitenden ihre Absenzen wie beispielsweise Ferienabwesenheiten selbständig erfassen. Nach der Prüfung durch den Vorgesetzten werden die Absenzen direkt im Absenzkalender angezeigt. «Dies erspart viel Papier und unterstützt die Selbstverantwortung, sowohl von Mitarbeitenden als auch von Führungskräften», erläutert Marcel Enz, Lead Corporate Application bei Komax.
Integrierte Gesamtlösung
Die Zeiterfassung mit AbaClock und AbaClik gestaltet sich sehr effizient. Sie erspart viel Zeit, da die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und diese sofort in der Abacus-Software übersichtlich dargestellt werden. Dank der intuitiven Bedienung kann auf Schulungen weitgehend verzichtet werden. Manuelles Erfassen und Korrekturen durch die Administration gehören weitgehend der Vergangenheit an. Jeder Mitarbeitende ist für seine Zeiten selbst verantwortlich und die Führungskraft hat jederzeit volle Transparenz über die Zeiterfassung und Abwesenheiten der unterstellten Mitarbeitenden.
Die iPad- und Smartphone-Lösungen von Abacus sind komplett in die Abacus-ERP-Software eingebettet. Dank der vollständigen Integration entstehen keine individuellen Schnittstellen zwischen Endgeräten und der serverbasierten ERP-Software, die gepflegt werden müssen.
Die Initialregistrierung und damit die Verbindung eines Endgerätes zum Server erfolgt über die Plattform AbaSky von Abacus.
Abacus wurde zusätzlich mit Single Sign On (SSO) von Microsoft Azure konfiguriert, um den Anwendern den Einstieg zu erleichtern. Windows-Benutzer können somit bequem und ohne zusätzliche Anmeldung von ihren Geräten auf die Abacus-Anwendungen zugreifen.
Marcel Enz: «Mit Einführung und Nutzung der Abacus Self Service Prozesse haben wir einen grossen Schritt in der Digitalisierung der HR-Prozesse getätigt!»
Schauen Sie sich unser Video mit einer Demo zur Zeiterfassung in Abacus an: