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Die seit Jahren herrschende Regulierungswelle schreitet mit der Revision des Geldwäschereigesetzes (GwG) weiter voran. Die GwG-Vorlage wurde in den eidgenössischen Räten und Rechtskommissionen intensiv diskutiert. Sie beinhaltet punktuelle Verschärfungen der Sorgfaltspflichten, um auch in Zukunft den internationalen Standards zu entsprechen. Das revidierte GwG tritt voraussichtlich Mitte 2022 in Kraft. In diesem Beitrag geben wir einen Kurzüberblick über zwei wichtige Neuerungen:
- Verifizierung der Angaben zur wirtschaftlich berechtigten Person;
- Regelmässige Aktualisierung der Kundenangaben.
Verifizierung des wirtschaftlich Berechtigten
Bisher genügte es, die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person festzustellen und lediglich bei Zweifel an der Korrektheit der Angaben zusätzliche Abklärungen zur Verifizierung zu treffen.
Neu wird das GwG explizit verlangen, dass der Finanzintermediär in jedem Fall die Angaben der Vertragspartei zur wirtschaftlich berechtigten Person bzw. Kontrollinhaber anhand von aussagekräftigen Informationen oder Daten aus vertrauenswürdigen Quellen überprüft und dies angemessen dokumentiert. Es geht dabei um eine Plausibilitätskontrolle. Die Identität des wirtschaftlich Berechtigten muss nicht bewiesen, sondern plausibilisiert werden. Der notwendige Umfang bzw. Tiefe der zusätzlichen Abklärungen ist risikobasiert festzulegen und hängt damit vom Einzelfall ab. Bei «Normal-Risiko-Kunden» werden nicht die gleichen Abklärungen erwartet wie bei Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken:
- Im Wealth Management kann bei der Betreuung von (Privat-) Kunden mit normalem Risiko die Verifizierung durch den Abgleich mit anderen über den Kunden vorhandenen Informationen (namentlich der Einkünfte und Vermögenslage) durchgeführt werden. Bei solchen Kunden müssen die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten konsistent zu den anderen Informationen über den Kunden sein. Mit der Einforderung lediglich einer Ausweiskopie der wirtschaftlich berechtigten Person für die Akten werden die geänderten Pflichten jedoch nicht (mehr) erfüllt werden können. Bei Firmenkunden werden in der Regel Auszüge aus Aktienregistern, Anteilsbüchern oder öffentlichen Transparenzregistern im Vordergrund stehen.
- Bei Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken kommen als Verifizierungsmassnahmen vor allem die in Zusammenhang mit den zusätzlichen Abklärungen bei erhöhten Risiken genannten Abklärungsmittel gemäss Art. 16 GwV-FINMA in Frage (beispielsweise Erkundigungen bei vertrauenswürdigen Personen).
Regelmässige Aktualisierung der Kundenangaben
Neu wird die regelmässige Prüfung und Aktualisierung aller Geschäftsbeziehungen (insb. KYC) verlangt. Die Periodizität und Prüftiefe kann dabei risikoabhängig ausgestaltet werden. Kunden mit normalem Risiko sind entsprechend weniger oft und mit geringerem Aufwand zu prüfen als Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken.
Die Aktualisierungspflicht umfasst sämtliche über den Kunden im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Informationen. Das sind sowohl Personendaten wie Adresse, Wohnort, wirtschaftlicher Hintergrund etc. wie auch Informationen zur Herkunft der Vermögenswerte, zu wirtschaftlich Berechtigten und zum Status als PEP. Aktualisiert werden müssen aber nur Informationen und Dokumente, bei denen tatsächlich Änderungsbedarf besteht. Wurde eine Geschäftsbeziehung beispielsweise vor Einführung des Formulars K eröffnet, so müsste spätestens zu diesem Zeitpunkt die Feststellung der Kontrollinhaber nachgeholt werden. Es ist aber nicht erforderlich, bei jedem «Aktualisierungsdurchlauf» eine bereits in Übereinstimmung mit geltendem Recht identifizierte Kundin erneut zu identifizieren.
Für die Aktualisierung kann auf Informationen aus verlässlichen Quellen zurückgegriffen werden. Es empfiehlt sich, den direkten Kundenkontakte zur Aktualisierung der Kundeninformationen zu nutzen. Sowohl im Geschäft mit Privatpersonen als auch mit juristischen Personen kann eine standardisierte Rückfrage möglich sein, um abzuklären, ob sich wesentliche Umstände des Kunden (Domizil, Einkommensverhältnisse etc.) seit der letzten Aktualisierung verändert haben. Diese kann beispielweise mittels e-Formular oder Briefversand vorgenommen werden.
Zuerst sollen Finanzintermediäre die Kundeninformationen zu denjenigen Geschäftsbeziehungen aktualisieren, die die höchsten Risiken aufweisen. Es empfiehlt sich daher, ihre Geschäftsbeziehungen je nach Risiko, welches diese gemäss Risikoklassifizierung aufweisen, in unterschiedliche Risikogruppen einzuteilen und diese Risikogruppen entsprechend ihrem Risiko häufiger oder weniger häufig zu aktualisieren. Die Häufigkeit der Aktualisierung ist in den internen Weisungen zu regeln.
Fazit
Aktuell ist das Inkrafttreten des revidierten GwG sowie der noch zu erstellenden Ausführungsbestimmungen für Mitte 2022 geplant. Der genaue Zeitpunkt ist abhängig vom Voranschreiten der Arbeiten zu den Verordnungen. Auf Bundesebene wird derzeit geprüft, welche Anpassungen nötig sind. Auch wenn es bis zum effektiven Inkrafttreten noch etwas dauert, empfehlen wir heute schon zu prüfen, welche Auswirkungen die Verschärfungen des GwG auf Ihre bestehenden Abläufe und Prozesse haben. Gleichzeitig sollten entsprechende Änderungen des Weisungswesens und Schulungen der Mitarbeitenden geplant werden.