Digitalisierung der Buchhaltung endet nicht beim Scannen

Scannen ersetzt Papier, aber keine Arbeit

Ein Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird eingescannt und als PDF gespeichert. Das Dokument ist zwar digital vorhanden, aber die Informationen darin – also Betrag, Mehrwertsteuer (MWST), Fälligkeitsdatum etc. – sind nicht automatisch nutzbar. Mitarbeitende müssen die Daten weiterhin manuell ins Buchhaltungssystem eintippen. Das kostet Zeit und führt leicht zu Fehlern.

Ganz anders, wenn Rechnungen in einem standardisierten digitalen Format (eBill, XML) eingehen: Das System liest die Angaben direkt aus und erstellt automatisch einen Buchungsvorschlag. Statt mühsam Zahlen abzutippen, prüfen die Mitarbeitenden nur noch, ob alles korrekt ist und geben die Zahlung frei.

Der Unterschied: Scannen schafft nur eine digitale Ablage. Eine echte digitale Buchhaltung arbeitet mit maschinenlesbaren Daten und ermöglicht damit erst eine durchgängige Automatisierung.

Medienbrüche sind Effizienzkiller

KMU arbeiten heute noch häufig mit einer Mischung aus digital und analog. Ein ungünstiges Szenario: Die Rechnung wird per E-Mail empfangen, als PDF im Ordner abgelegt, dann ausgedruckt, mit einem Stempel freigegeben und schliesslich manuell erfasst. Das führt zu unnötigen Umwegen, dieselben Informationen werden mehrfach bearbeitet, Zahlungen verzögern sich und Tippfehler verursachen Rückfragen oder gar Mahnungen.

Eine durchgängige, automatisierte Buchhaltung vermeidet diese Medienbrüche. Rechnungen werden automatisch ins System eingelesen, abgeglichen und zur Freigabe digital weitergeleitet. Damit fällt ein grosser Teil der händischen Zwischenschritte weg und Prozesse laufen schneller.

Fokus auf Daten statt Dokumente

Das Ziel der digitalen Buchhaltung ist nicht, Dokumente zu verwalten, sondern die darin enthaltenen Daten optimal zu nutzen. Automatisierte Systeme erfassen relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge oder MWST direkt und wandeln sie in standardisierte Buchungsvorschläge um.

Der Mehrwert liegt auf der Hand: Unternehmen sparen Zeit und erhöhen die Sicherheit dank automatischer Plausibilitätsprüfungen. Und sie schaffen Transparenz, da Auswertungen jederzeit verfügbar und aktuell sind, wodurch sie zusätzlich mehr Planbarkeit gewinnen.

Warum viele KMU bei der Digitalisierung der Buchhaltung ins Stocken geraten

Die Erfahrung zeigt: Am Willen mangelt es nicht, oft aber am Vorgehen.

Typische Stolpersteine sind:

• Technik ohne an Prozesse zu denken: Ein Scanner allein bringt keine Digitalisierung oder Automatisierung. Ohne durchdachte Abläufe bleiben Medienbrüche bestehen.
• Fehlende Standards: Unterschiedliche Rechnungsformate oder fehlende Schnittstellen verhindern, dass Daten automatisch verarbeitet werden können.
• Gewohnheiten und Kultur: Neue Systeme brauchen Zeit. Oft greifen Mitarbeitende zunächst zu vertrauten Abläufen wie vielleicht dem Ausdrucken von PDFs, bevor sich die Vorteile der digitalen Prozesse durchsetzen.

Erfolgsfaktor für die Digitalisierung der Buchhaltung: Ganzheitlicher Ansatz

Eine erfolgreiche Digitalisierung der Buchhaltung beginnt nicht bei der Technik, sondern bei den Abläufen. Entscheidend ist, Prozesse zu vereinfachen, Standards einzusetzen und Automatisierung dort einzubauen, wo sie den grössten Nutzen bringt. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeitenden einzubeziehen, denn Digitalisierung ist ein Veränderungsprozess, bei dem alle an Bord sein müssen, damit er gelingt.

Digitalisierung in der Buchhaltung hört nicht beim Scannen auf. Wirkliche Vorteile treten erst zutage, wenn Daten automatisiert verarbeitet und Systeme gut miteinander verknüpft sind - also miteinander «sprechen» und keine Medienbrüche entstehen. So wird die Buchhaltung von einer administrativen Pflicht zu einer wertvollen Informationsquelle, die KMU verlässliche Grundlagen für ihre Entscheidungen liefert.