La digitalisation de la comptabilité va au-delà du simple scan de documents

Scanner des documents élimine le papier, mais pas le travail

Exemple: une facture fournisseur est scannée et enregistrée au format PDF. Bien que le document soit disponible sous forme digitale, les informations qu'il contient (montants, TVA, échéances, etc.) ne peuvent pas être utilisées automatiquement. Les collaboratrices et collaborateurs doivent toujours saisir ces données manuellement dans le système comptable, ce qui prend du temps et peut entraîner des erreurs.

En revanche, lorsqu'une facture est réceptionnée dans un format numérique standardisé (par exemple, eBill ou XML), le système lit directement les informations et propose automatiquement une écriture. Les collaboratrices et collaborateurs n'ont alors qu'à vérifier l'exactitude des données et à valider le paiement.

La différence: scanner un document ne crée qu’une archive digitale. À l’inverse, une véritable comptabilité digitale repose sur des données lisibles par un outil informatique, permettant une automatisation complète des processus.

Les discontinuités dans les processus nuisent à l’efficacité

Aujourd’hui encore, de nombreuses PME utilisent dans leur travail un mélange de processus digitaux et analogiques. Un scénario typique: la facture arrive par e-mail, est enregistrée en PDF, puis imprimée, validée à l’aide d’un tampon, et enfin saisie manuellement dans le système. Ce processus comporte des étapes inutiles, génère des doublons dans le traitement des informations, retarde les paiements et accroît les risques d’erreurs, de demandes de clarifications, voire de rappels.

Une comptabilité cohérente et automatisée élimine ces discontinuités de processus. Les factures sont automatiquement intégrées dans le système, comparées et transmises digitalement pour approbation. Cela réduit considérablement les interventions manuelles et accélère l’ensemble du processus.

Miser sur les données plutôt que sur les documents

L’objectif de la comptabilité digitale n’est pas de gérer des documents, mais de maximiser l’utilisation des données qu’ils contiennent. Grâce à des systèmes automatisés, les informations clés telles que les numéros de facture, les montants ou les données TVA sont extraites et directement transformées en propositions d’écritures standardisées.

Quelle est la valeur ajoutée? Les entreprises gagnent du temps et augmentent la sécurité grâce à des contrôles automatiques de plausibilité. Elles bénéficient également d'une transparence renforcée, grâce à des données constamment accessibles et actualisées, ce qui favorise une meilleure prévisibilité.

Pourquoi de nombreuses PME s’enlisent dans la digitalisation de leur comptabilité?

L’expérience montre que ce n’est pas la volonté qui manque, mais souvent des actions concrètes.

Parmi les freins les plus fréquents, on trouve:

• l'intégration de la technologie sans penser aux processus:un scanner, à lui seul, ne suffit pas à digitaliser ou automatiser les processus. Sans processus optimisés, les discontinuités persistent.
• l'absence de normes: des formats de facture variés ou l’absence d’interfaces empêchent le traitement automatique des données.
• les habitudes et la culture: la mise en place de nouveaux systèmes prend du temps. Les collaboratrices et collaborateurs s’appuient souvent sur des méthodes familières, comme l’impression d’un PDF, avant de tirer pleinement parti des avantages des processus digitaux.

Opter pour une approche globale afin de réussir la digitalisation de sa comptabilité

Une digitalisation réussie de la comptabilité commence, non pas par la technologie, mais par une réflexion sur les processus. Il est essentiel de simplifier les processus, de mettre en place des normes et d’automatiser les tâches là où elles offrent le plus de valeur. Impliquer les collaboratrices et collaborateurs est crucial, car la digitalisation est un processus de changement qui requiert l'engagement de tous pour réussir.

La digitalisation de la comptabilité ne se résume pas au simple fait de scanner de documents. Les véritables bénéfices apparaissent lorsque les données sont traitées automatiquement et que les systèmes interagissent entre eux sans discontinuités. La comptabilité se transforme alors en un écosystème informatif, véritable atout stratégique, fournissant aux PME une base solide pour leurs décisions.