Digitalisierung im Alterszentrum - Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag

Wie das Alterszentrum Hochweid mit BDO und Abacus die Digitalisierung meistert

Die digitale Transformation ist längst auch im Sozial- und Pflegebereich angekommen. Doch wie gelingt sie in der Praxis – insbesondere in einer Non-Profit-Organisation wie einem Alterszentrum?

Papierlastige Prozesse und veraltete Software erschwerten im Alterszentrum Hochweid die tägliche Administration. Mit der Einführung der Abacus-Gesamtlösung in Zusammenarbeit mit BDO wurden Abläufe digitalisiert und neu strukturiert. Das Resultat: weniger manueller Aufwand, funktionierende Schnittstellen und mehr Zeit für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner.

Dieser Beitrag zeigt, wie das Alterszentrum Hochweid die Digitalisierung meisterte, welche Hürden es zu überwinden galt und warum die Organisation heute als Best-Practice-Beispiel für die Digitalisierung in Non-Profit-Organisationen gilt.

Wenn Papierprozesse und alte Systeme die Bewohneradministration bremsen

Auslöser für das Projekt war der Wunsch, die bestehenden Strukturen grundlegend zu modernisieren. Die bisher eingesetzte Software war technologisch veraltet und liess zentrale Digitalisierungsschritte nicht zu. Der administrative Alltag war geprägt von Papierbergen, doppelter Datenpflege und nicht funktionierenden Schnittstellen. Routineaufgaben wie die Erfassung von Personal- und Bewohnerdaten oder die Verwaltung von Dokumenten verursachten erheblichen Aufwand.

„Vor der Zusammenarbeit mit BDO Abacus waren unsere Prozesse sehr papierlastig, und die Digitalisierung, wie wir sie uns vorgestellt haben, war nicht möglich mit der alten Software. Das führte zu einem hohen manuellen Aufwand.“
— Claudia Amstad, Bewohneradministration/IT, Alterszentrum Hochweid

Papierlos und effizient - der Schritt in die digitale Zukunft mit Abacus

Mit der Entscheidung für die Abacus Business Software, begleitet durch das Fachteam von BDO, legte das Alterszentrum Hochweid den Grundstein für eine moderne, digitale Arbeitsweise. Die Erwartungen an die neue Lösung waren hoch: Prozesse sollten automatisiert werden, sämtliche Daten digital verfügbar sein und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Nach der Einführung zeigten sich schnell deutliche Verbesserungen. Automatisierte Abläufe sparen heute viel Zeit, insbesondere in der Personalverwaltung. Aufenthaltsbewilligungen werden digital erfasst, Fristen automatisch überwacht, zusätzliche Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Auch die Automatisierung der Buchhaltung konnte vorangetrieben werden. Alle Änderungen im System sind nachvollziehbar, was sowohl intern als auch extern für Vertrauen sorgt.

„Die Umsetzung zeigt exemplarisch, wie die digitale Transformation der Bewohneradministration in einer Non-Profit-Organisation wie dem Alterszentrum Hochweid gelingen kann – ein starkes Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung. Durch die Einführung von AbaCare sind viele Prozesse jetzt automatisiert und deutlich effizienter. Insgesamt arbeiten wir heute fast papierlos, sparen viel Zeit in allen Bereichen und benötigen keine Ablage mehr.“
— Sarah Brem, Sachbearbeiterin Finanzen, Alterszentrum Hochweid

Partnerschaftlich zum Erfolg – die Zusammenarbeit mit BDO

Die Zusammenarbeit zwischen dem Alterszentrum Hochweid und BDO war geprägt von Offenheit und gegenseitigem Vertrauen. Die persönliche Beziehung spielte eine entscheidende Rolle: Der Austausch war von Beginn an direkt, unkompliziert und partnerschaftlich. Dabei wurde die Organisation von der Bedarfsanalyse über die Einführung bis hin zu Schulungen eng begleitet.

„Die Zusammenarbeit mit BDO war für uns sowohl fachlich als auch menschlich die richtige Wahl. Mit ihrer hohen Fachkompetenz, einem klar strukturierten Projektablauf und regelmässigen Meetings waren wir in jeder Phase bestens begleitet.“
— Claudia Amstad, Bewohneradministration/IT, Alterszentrum Hochweid

Wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte

Ein zentrales Fazit des Projekts: Der Aufwand für die initiale Einrichtung wird oft unterschätzt – insbesondere beim Übertragen bestehender Daten und bei der Bereinigung des Kontenplans. Diese Erkenntnisse lassen sich auf andere Institutionen in ähnlichen Digitalisierungsphasen übertragen. Gerade Non-Profit-Organisationen sind auf eine besonders sorgfältige Planung angewiesen. Auch in diesem Umfeld lohnt sich die Förderung der Digitalisierung und bietet enormes Potenzial für effizientere Abläufe.

Ausblick – wie die Digitalisierung weitergeht

Die Einführung der Grundfunktionen ist für das Alterszentrum Hochweid erst der Anfang. Als nächste Schritte sind Erweiterungen im Bereich Spesenmanagement, Zeiterfassung und digitales Bewerbermanagement geplant. Ziel bleibt es, Geschäftsprozesse zu optimieren, Medienbrüche zu vermeiden und alle Abläufe vollständig digital abzubilden. Die Abacus Software bietet dafür die nötige Flexibilität und wächst mit den zukünftigen Anforderungen mit.

Fazit – Digitalisierung als gemeinsamer Erfolg

Das Projekt mit dem Alterszentrum Hochweid zeigt, dass digitale Transformation auch in einem anspruchsvollen Umfeld wie dem Gesundheitswesen effizient und nachhaltig gelingen kann. Der Erfolg beruhte nicht nur auf der technischen Umsetzung, sondern vor allem auf klaren Zielen, der aktiven Mitarbeit des Teams Hochweid und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Wir danken dem Alterszentrum Hochweid für das Vertrauen und freuen uns, auch die nächsten Schritte auf diesem gemeinsamen Weg zu begleiten.