Digitalisation en maison de retraite: plus d'efficacité au quotidien

Comment l’EMS Hochweid maîtrise la digitalisation avec BDO et Abacus

La transformation digitale est désormais bien établie, également dans le secteur médico-social. Mais comment cette transition se concrétise-t-elle en pratique, notamment au sein d’une organisation à but non lucratif comme un EMS?

L'administration quotidienne de l’EMS Hochweid était rendue difficile par des processus lourds sur papier et des logiciels obsolètes. En adoptant la solution intégrée Abacus, développée en coopération avec BDO, l’EMS a pu digitaliser et réorganiser l’ensemble de ses processus. Les résultats parlent d’eux-mêmes: moins de tâches manuelles, des interfaces optimisées et davantage de temps consacré à la prise en charge des résidents.

Cet article présente comment l’EMS Hochweid a réussi sa transition digitale, les défis rencontrés en cours de route, et les raisons pour lesquelles il est aujourd’hui perçu comme une référence en matière de digitalisation dans le secteur des organisations à but non lucratif.

Quand les processus papier et des systèmes obsolètes ralentissent l'administration des résidences et résidents

La volonté de moderniser en profondeur les structures existantes était à l’origine du projet. Le logiciel utilisé jusqu’alors était obsolète du point de vue technologie et ne permettait pas d’initier une digitalisation. L’administration quotidienne était rendue difficile par une importante masse de papier, des doublons dans la gestion des données et des interfaces qui ne fonctionnaient pas correctement. Des tâches récurrentes, comme la saisie des données du personnel et des résidents ou encore la gestion des documents, représentaient une charge administrative significative.

«Avant de collaborer avec BDO Abacus, nos processus étaient très lourds en papier, et notre ancien logiciel ne permettait pas de réaliser la digitalisation que nous envisagions. Cela impliquait une charge de travail manuel importante.»
— Claudia Amstad, Administration des résidents/IT, EMS Hochweid

Suppression du papier et efficacité: un pas vers l'avenir digital avec Abacus

En optant pour Abacus Business Software, avec le soutien de l'équipe de spécialistes de BDO, l'EMS Hochweid a posé les bases d'une méthode de travail moderne et digitale. Les attentes envers cette nouvelle solution étaient ambitieuses: automatisation des processus, disponibilité digitale de toutes les données et traçabilité claire de chaque modification effectuée.

Après l'introduction du système, les premières améliorations significatives ont rapidement été constatées. Aujourd'hui, les processus automatisés permettent un important gain de temps, notamment dans l'administration du personnel. Les permis de séjour sont désormais enregistrés au format digital, les échéances sont surveillées automatiquement et il n’est plus nécessaire d’établir des listes Excel supplémentaires. Il a également été possible d’optimiser l'automatisation de la comptabilité. Toutes les modifications apportées au système sont entièrement traçables, ce qui renforce la confiance, tant en interne qu'en externe.

Cette mise en œuvre illustre parfaitement comment il est possible de réussir la transformation digitale de l'administration des résidents, même au sein d'une organisation à but non lucratif comme l'EMS Hochweid. L'exemple parfait d’une digitalisation réussie.

«Grâce à AbaCare, de nombreux processus sont désormais automatisés et beaucoup plus efficaces. Dans l'ensemble, le papier a quasiment disparu de nos activités, le gain de temps est énorme dans tous les domaines et nous n'avons plus besoin de tout classer physiquement.»
— Sara Brem, Collaboratrice finances, EMS Hochweid

La collaboration avec BDO, un partenariat réussi

La coopération entre l'EMS Hochweid et BDO s'est distinguée par l’ouverture et une confiance mutuelle. La relation personnelle a été un facteur clé de succès: dès le début, les échanges ont été directs, simples et empreints de coopération. L’établissement a bénéficié d'un accompagnement étroit tout au long du projet, depuis l'analyse des besoins jusqu'à l'implémentation et la formation.

«Travailler avec BDO s'est révélé être le bon choix pour nous, tant sur le plan professionnel que personnel. Grâce à leur haut niveau d’expertise, à un processus de projet clairement structuré et à des réunions régulières, nous avons été bien soutenus à chaque étape.»
— Claudia Amstad, Administration des résidents/IT, EMS Hochweid

Des enseignements précieux pour les projets futurs

La principale conclusion tirée de ce projet est que l’effort initial de configuration est souvent sous-estimé, notamment lors du transfert des données existantes et du nettoyage du plan comptable. Ces enseignements peuvent être avantageusement appliqués à d'autres établissement lors des phases de digitalisation similaires. Les organisations à but non lucratif, en particulier, requièrent une planification d'autant plus rigoureuse. Dans ce contexte également, investir dans la digitalisation s’avère payant et révèle un potentiel considérable pour rendre les processus plus efficaces.

Les prochaines étapes de la digitalisation en perspective

L’introduction des fonctionnalités de base n'est qu'une première étape pour l'EMS Hochweid. Les prochaines phases prévoient des extensions dans des domaines tels que la gestion des frais, la saisie des heures de travail et la gestion digitale des candidatures. L'objectif étant toujours l’optimisation continue des processus organisationnels, l’élimination des ruptures dans les flux documentaires et la digitalisation complète de tous les processus. Le logiciel Abacus se distingue par sa flexibilité, permettant d'évoluer en parallèle aux besoins futurs de l’établissement.

Conclusion - Une digitalisation couronnée de succès grâce à un effort commun

Le projet mené avec l'EMS Hochweid démontre qu’une transformation digitale efficace et durable est possible, même dans un environnement aussi exigeant que celui des soins de santé. Ce succès est dû non seulement à une mise en œuvre technique réussie, mais également à des objectifs clairs, l'implication active de l'équipe de l'EMS Hochweid et un partenariat basé sur une collaboration d'égal à égal.

Nous remercions les collaboratrices et collaborateurs de l'EMS Hochweid pour la confiance qu'ils nous ont accordée et nous nous réjouissons de pouvoir les accompagner lors des prochaines étapes.