Ist Ihr Unternehmen bereit für den Verkaufsprozess? Die juristischen Grundlagen im Überblick

Was bedeutet Due Diligence für den Verkaufsprozess?

Ein zentrales Element im Verkaufsprozess ist die sogenannte Due Diligence, eine sorgfältige Prüfung des Unternehmens durch potenzielle Käuferinnen und Käufer. Dabei werden insbesondere die finanzielle, steuerliche und rechtliche Situation des Unternehmens analysiert. Ziel ist es, Chancen und Risiken objektiv zu bewerten.

Für die Verkäuferseite bedeutet das: Je besser ein Unternehmen strukturiert, dokumentiert und rechtlich sauber aufgestellt ist, desto effizienter verläuft die Due Diligence – und desto grösser sind die Chancen auf eine erfolgreiche Transaktion zu einem optimalen Preis. Umgekehrt können fehlende Unterlagen, unklare Eigentumsverhältnisse oder unentdeckte vertragliche Risiken den Verkaufsprozess verzögern oder diesen unter Umständen sogar zum Scheitern führen.

Warum ist eine lückenlose Aktienkette entscheidend?

Eine der zentralen juristischen Prüfungen im Rahmen eines Unternehmensverkaufs betrifft die Eigentumsverhältnisse an der Zielgesellschaft. Käufer prüfen üblicherweise, ob sämtliche Aktienübertragungen seit Gründung der Gesellschaft vollständig dokumentiert wurden und die aktuell im Aktienbuch eingetragenen Aktionäre tatsächlich berechtigte Eigentümer der Aktien sind.

Wichtige Unterlagen für den Nachweis der Aktienkette umfassen:

• Gründungsurkunde und Statutenänderungen seit der Gründung
• Belege über sämtliche Kapitalveränderungen
• Verträge bei früheren Aktienübertragungen (Verkäufe, Zuschüsse, Schenkungen, usw.)
• Verwaltungsratsprotokolle über die Genehmigung vergangener Aktienübertragungen, sofern eine Vinkulierung besteht
• Aktienzertifikate, falls solche ausgestellt wurden, inkl. korrekter Indossamente
• Abtretungserklärungen, falls keine Aktienzertifikate ausgestellt wurden
• Aktuelles und historische Aktienbücher, mit allen erforderlichen Angaben zur Identität und Adresse der Aktionäre sowie dem Erwerbsdatum
• Falls zutreffend: Nachweise zur Meldung der wirtschaftlich Berechtigten Personen gemäss Art. 697j ff. OR

Fehlt es an einem lückenlosen Nachweis der Eigentumskette, drohen Beweisschwierigkeiten im Rahmen des Verkaufs oder eine Rückstufung des Unternehmenswerts aufgrund rechtlicher Unsicherheiten. In kritischen Fällen kann ein Käufer auf zusätzliche Absicherungen im Kaufvertrag bestehen – oder sogar vom Kauf absehen.

Die Aktienkette und deren Dokumentation sollten daher frühzeitig geprüft und bei Bedarf bereinigt werden.

Wie wichtig ist ein sauberes Corporate Housekeeping?

Unter Corporate Housekeeping versteht man die Gesamtheit aller formalen und rechtlichen Dokumentationspflichten einer Gesellschaft – von Statuten und Generalversammlungsprotokollen bis hin zu Reglementen und Beschlüssen. Käuferinnen und Käufer erwarten, dass diese Unterlagen lückenlos geführt und aktuell sind.

Eine unvollständige oder fehlerhafte interne Dokumentation kann Zweifel an der Organisation und der rechtlichen Verlässlichkeit des Unternehmens wecken mit entsprechenden Auswirkungen auf den Kaufpreis und Absicherungen im Kaufvertrag.

Zu den wichtigsten Unterlagen im Bereich Corporate Housekeeping gehören unter anderem folgende Dokumente:

• Gründungsunterlagen
• Protokolle der Generalversammlungen sowie Verwaltungsratsbeschlüsse
• Aktienbuch und Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten
• Interne Reglemente und Compliance-Richtlinien (sofern vorhanden)

Gemäss Art. 958f Abs. 1 OR sind Geschäftsbücher grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

Welche Rolle spielen Zeichnungsberechtigungen und Kompetenzen?

Für einen rechtssicheren Unternehmensverkauf ist eine klare und dokumentierte Vertretungsregelung unerlässlich. Der Verwaltungsrat vertritt die Gesellschaft nach aussen (Art. 718 Abs. 1 OR), kann aber gestützt auf Art. 718 Abs. 2 OR Zeichnungsberechtigungen an Dritte – insbesondere Mitglieder der Geschäftsleitung – delegieren. Diese Vertretungsbefugnisse müssen durch formelle Verwaltungsratsbeschlüsse begründet und im Handelsregister eingetragen sein. Die tatsächliche Praxis im Unternehmen muss mit den eingetragenen Befugnissen übereinstimmen.

Ergänzend dazu bestehen oft interne Kompetenzregelungen, zum Beispiel in Form eines Organisationsreglements. Diese definieren Zuständigkeiten für Geschäftsentscheide, Vertragsabschlüsse oder Investitionen.

Im Hinblick auf einen Verkaufsprozess sollten Handelsregistereinträge und interne Reglemente aktualisiert und, sofern nötig, vervollständigt werden.

Warum ist ein professionelles Vertragsmanagement unverzichtbar?

Ein zentrales Element der rechtlichen Due Diligence ist die Prüfung der vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens. Käuferinnen und Käufer erwarten eine vollständige und aktuelle Dokumentation aller relevanten Verträge inklusive Nachträge und Anhänge. Unvollständige oder veraltete Vertragsdossiers gelten als potenzielles Risiko und können die Bewertung des Unternehmens negativ beeinflussen.

Wichtige Verträge sind typischerweise Liefer- und Dienstleistungsverträge, Miet- und Leasingverträge, Arbeitsverträge, Kooperations-, Vertriebs- und Lizenzverträge, IT- und Softwareverträge, Darlehens-, Sicherheiten- oder Bürgschaftsverträge, Versicherungsverträge sowie Verträge mit Aktionären oder nahestehenden Personen.

Wie sieht ein professionelles Vertragsmanagement aus?

Vor dem Verkaufsprozess sollten Unternehmen ihre Verträge systematisch prüfen und bereinigen:

• Systematische Vertragserhebung und -analyse durchführen
• Unklare oder abgelaufene Verträge bereinigen
• Lückenhafte Dossiers vervollständigen
• Unwirksame Vertragsklauseln identifizieren
• Verträge mit Schlüsselkunden oder Zulieferern nach Möglichkeit erneuern oder langfristig absichern

Welche Unterlagen braucht es für die Unternehmensbewertung?

Für die Bewertung und Kaufpreisermittlung sind nicht nur betriebswirtschaftliche Zahlen entscheidend, sondern auch rechtliche und operative Faktoren. Folgende Unterlagen sollten vollständig, konsistent und gut aufbereitet vorliegen:

• Jahresabschlüsse der letzten 3 bis 5 Jahre
• Verträge mit wesentlichen Partnern
• Businesspläne, Forecasts, Investitionsübersichten
• IP-Dokumentation (Marken, Patente, Domains, usw.)
• Offene Rechtsstreitigkeiten und laufende Verfahren

Fazit: Frühzeitig handeln zahlt sich aus beim Unternehmensverkauf

Ein Unternehmensverkauf beginnt nicht mit dem ersten Käuferkontakt, sondern mit einer strategischen Vorbereitung. Unternehmen, die ihre gesellschaftsrechtlichen Strukturen sauber dokumentieren, ihre Verträge im Griff haben und eine transparente, nachvollziehbare Dokumentation vorlegen können, schaffen nicht nur Vertrauen bei potenziellen Käufern, sondern stärken auch ihre Verhandlungsposition erheblich.