Verrechnungspreisdokumentation: Ein strategisches Compliance-Werkzeug für Schweizer KMU

Neue Realität für Schweizer KMU im Bereich Verrechnungspreise

Anfang 2024 hat die ESTV mit ihrem ersten offiziellen Verrechnungspreis-Leitpapier, begleitenden FAQs und einem eigenen VP-Portal ein starkes Signal gesetzt: Verrechnungspreise sind vom Neben- zu einem Hauptdarsteller geworden. Für KMU bedeutet das, dass sie nicht länger unbemerkt unter dem Verrechnungspreisradar fliegen.

Welche konkreten Nutzen haben KMU von einer Verrechnungspreisdokumentation?

Eine professionelle Dokumentation ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein wirksames Verteidigungsinstrument:

• Rechtssicherheit schaffen: Dokumentierte Verrechnungspreise zeigen, dass konzerninterne Transaktionen dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen.
• Kostenrisiken vermeiden: Gute Dokumentationen verringern die Wahrscheinlichkeit von Aufwärtskorrekturen und Doppelbesteuerung.
• Transparenz gewinnen: Analysen zu Funktionen, Risiken und Wertschöpfung verschaffen dem Management Klarheit über die Geschäftstreiber.
• Strategische Flexibilität sichern: Wer Prozesse und Verträge dokumentiert, ist besser auf Umstrukturierungen oder Finanzierungen vorbereitet.
• Gruppenergebnis optimieren: Eine konsistente Verrechnungspreisdokumentation zeigt die Umsetzung einer sorgfältig abgestimmten Verrechnungspreispolitik und ermöglicht die Gewinnallokation dort, wo Wertschöpfung geschaffen wird.

Best Practices für Verrechnungspreisdokumentation in Schweizer Unternehmen

Obwohl Schweizer Gesellschaften – abgesehen vom Country-by-Country Reporting grosser Gruppen – nicht verpflichtet sind, ein Master- oder Local-File einzureichen, orientieren sich die Best Practices zunehmend am OECD-Standard. KMU profitieren dabei von folgenden Elementen:

• Master-File: liefert ein gruppenweites Bild von Strukturen, immateriellen Vermögenswerten und der Verrechnungspreispolitik.
• Local-File: dokumentiert die spezifischen Transaktionen der Schweizer Einheit, inklusive Funktionsanalyse und angewandten Methoden.
• Zeitnahe Benchmark-Analysen: belegen, dass Margen, Kostenaufschläge oder Zinssätze marktkonform sind.
• Intercompany-Vereinbarungen: schriftliche, datierte Verträge vermeiden Widersprüche zwischen «Papier» und gelebter Praxis.

Je konsistenter Substanz und Form dokumentiert werden, desto stärker ist die Verteidigungsposition im Falle einer Prüfung.

Typische Steuerrisiken bei Verrechnungspreisen und wie KMU reagieren sollten

1. Unternehmensumstrukturierungen

Werden Funktionen, Vermögenswerte oder Risiken grenzüberschreitend verschoben, ist eine verstärkte Prüfung sicher. Hier gilt:

• Vorher-Nachher-Analysen dokumentieren,
• Verträge anpassen,
• wirtschaftliche Bewertungen (z.B. Discounted Cashflow bei immateriellen Werten) beifügen.

2. Safe-Habour-Regeln nutzen

Bei konzerninternen Darlehen veröffentlicht die ESTV jährlich Zinssätze. Diese gelten als akzeptierte Fremdvergleichswerte. Wer abweicht, muss mit zeitnahen Benchmarking-Studien oder Kreditrisikoanalysen belegen, warum.

3. Jahresend-Anpassungen

Regelmässige Reviews (z.B. quartalsweise) verhindern, dass am Jahresende grosse Korrekturen notwendig werden, die die Aufmerksamkeit der Behörden erregen.

Welche Lehren lassen sich aus aktuellen Gerichtsurteilen ziehen?

Die Schweizer Rechtsprechung verdeutlicht, wie wichtig eine zeitnahe und fundierte Verrechnungspreisdokumentation ist:

• Bundesgericht 2024 (9C_690/2022): Das Gericht bestätigte, dass der von der ESTV publizierte Safe-Harbour-Zinssatz auf ein Intercompany-Darlehen anzuwenden war. Eine Abweichung ohne zeitnahe Benchmark-Studie oder Kreditrisikoanalyse führte zur Vermutung einer verdeckten Gewinnverlagerung.
• Bundesverwaltungsgericht 2023 (A-4976/2022): Ein KMU wurde wegen eines fehlerhaften Risiko-Rendite-Profils zur Gewinnumverteilung gezwungen. Eine sauber dokumentierte Funktions- und Risikoanalyse im Local-File hätte das Ergebnis abfedern können.

Die Botschaft ist klar: Fehlende oder verspätete Dokumentation führt direkt zu Nachteilen. Proaktive, massgeschneiderte Verrechnungspreisdokumentationen und saubere Intercompany-Vereinbarungen sind daher die beste Verteidigungslinie.

Wie lässt sich zusätzliche Planungssicherheit durch Steuer-Rulings schaffen?

Eine Möglichkeit, Unsicherheit zu reduzieren, ist die Einholung eines verbindlichen Steuer-Rulings. Unternehmen legen dabei ihre geplanten Transaktionen offen und erhalten eine behördliche Bestätigung, dass die gewählte Verrechnungspreispolitik akzeptiert wird. Gerade für KMU, die nur begrenzte Ressourcen für langwierige Streitigkeiten haben, kann dies eine lohnende Investition in Risikomanagement und Stabilität sein.

Handlungsempfehlungen zur Verrechnungspreisdokumentation für KMU

• Frühzeitig eine strukturierte Dokumentation aufbauen – auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht.
• Intercompany-Verträge systematisch aktualisieren und an die tatsächliche Geschäftspraxis anpassen.
• Benchmarks und Analysen zeitnah erstellen – nicht erst im Prüfungsfall.
• Bei grösseren Transaktionen (Darlehen, Lizenzen, Umstrukturierungen) die Safe-Harbour-Regeln und Ruling-Möglichkeiten prüfen.
• Dokumentation regelmässig überprüfen, um Abweichungen zwischen Vorgabe und Realität zu vermeiden.

Mehr als Compliance: Wie KMU von Verrechnungspreisdokumentation profitieren

Verrechnungspreisdokumentation ist für Schweizer KMU heute ein strategisches Compliance-Werkzeug. Sie dient nicht nur dazu, steuerliche Risiken zu minimieren, sondern stärkt auch die unternehmerische Transparenz und Entscheidungsfähigkeit. Unternehmen, die Dokumentation als aktives Steuerungsinstrument verstehen, verschaffen sich im Wettbewerb einen Vorteil: Sie reduzieren Risiken, sichern ihre Planung und gewinnen Klarheit über ihre Wertschöpfung.