Faire face aux défis croissants des communes: passer d'une approche réactive à une gestion proactive

Faire face à des enjeux RH croissants dans un environnement complexe

Les communes de Suisse romande, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, sont confrontées à une gestion toujours plus complexe de leurs équipes et de leurs projets. Ce contexte soulève plusieurs problématiques, qui, sans une anticipation adéquate, peuvent compromettre une gouvernance efficace:

1. Une pénurie de personnel qualifié:

Le recrutement est devenu un véritable casse-tête pour beaucoup de communes. Trouver des collaboratrices et collaborateurs compétents, disponibles et engagés est d’autant plus difficile que certains postes exigent une forte spécialisation. Cette situation est exacerbée par la concurrence avec le secteur privé.

2. La gestion des absences et des fluctuations d’activité:

L’absence prolongée d’une collaboratrice ou d’un collaborateur clé, une surcharge de travail liée à des projets ponctuels ou des périodes charnières, comme les élections, peuvent déstabiliser l’organisation. Ces fluctuations créent une pression sur les équipes restantes, affectant la qualité du service et la motivation du personnel. Lorsque ces absences concernent des fonctions critiques, les conséquences peuvent être particulièrement lourdes: retards dans la préparation des budgets, difficultés dans la gestion de la trésorerie ou des audits financiers, et un risque de perte de confiance des parties prenantes internes et externes.

3. Un contexte administratif de plus en plus exigeant:

L’introduction de nouvelles normes (comme MCH2), les obligations de transparence accrue ou encore la digitalisation des processus ajoutent une charge supplémentaire pour vos équipes, déjà occupées par leurs missions.

Ces évolutions touchent particulièrement les services financiers, souvent confrontés à des exigences techniques et réglementaires toujours plus nombreuses.

4. Une modernisation incontournable:

La transition vers une administration numérique, l’optimisation des processus ou encore l’intégration de nouvelles plateformes technologiques (ERP, par exemple) nécessitent non seulement des ressources financières, mais aussi une expertise technique que l’on ne trouve pas toujours en interne.

5. Des contraintes budgétaires persistantes:

Avec des revenus parfois incertains et des charges croissantes, les communes doivent opérer des choix souvent difficiles. La priorisation des projets, l’optimisation des ressources et la capacité à faire plus avec moins deviennent des impératifs stratégiques.

Chaque défi identifié n’est pas un problème isolé; il s’inscrit dans un écosystème global où chaque décision a des ramifications multiples. Par exemple, un retard dans la transition vers la norme MCH2 peut nuire à la transparence financière et entraîner des répercussions sur la gestion des fonds publics ou la prise de décisions stratégiques essentielles.

Changer de paradigme : Passer d’une approche réactive à une gestion proactive

La gestion des Ressources Humaines, au sein des communes, est souvent perçue comme une fonction essentielle mais administrative, un outil au service du quotidien, répondant à des besoins pratiques immédiats. Cette perception, bien qu’utile, n’est plus suffisante pour relever les défis croissants auxquels vos équipes et vos projets doivent faire face.

Evoluer vers une nouvelle approche signifie reconnaître que la gestion RH doit devenir une fonction stratégique, capable d’orienter l’organisation tout en préparant les transformations nécessaires à sa pérennité. Une telle vision repose sur plusieurs fondements clés :

1. Anticiper les défis de demain : Vers une gestion proactive des compétences

Les départs en retraite, l’évolution des métiers, la transition numérique ou encore les exigences réglementaires font émerger de nouveaux besoins en compétences. Plutôt que de simplement combler des postes vacants, il est crucial de penser à moyen et long terme :

• Quels métiers stratégiques doivent être renforcés ? Par exemple, le rôle crucial des responsables des Finances demande à la fois une expertise technique et une capacité à anticiper les implications budgétaires des grands projets communaux.
• Quels talents devront être cultivés en interne ? Construire une relève compétente, notamment dans les fonctions financières, est essentiel pour pérenniser l’organisation.
• Comment préserver et transmettre les connaissances clés d’ici 5 à 10 ans ?

Identifier ces enjeux en amont permet d’instaurer une gestion RH davantage tournée vers la projection des besoins organisationnels et moins vulnérable aux aléas du départ soudain d’un collaborateur.

2. Repenser les structures organisationnelles pour plus de fluidité

Les processus administratifs parfois contraignants ou segmentés empêchent les équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. En intégrant des outils digitaux adaptés et en allégeant les procédures chronophages, vous permettez à vos collaboratrices et collaborateurs de se concentrer sur leur véritable mission : servir les citoyennes et citoyens et piloter les projets structurants de la commune.

3. Placer les collaborateurs au cœur du changement

Le climat interne, les opportunités de formation et l’implication des collaboratrices et collaborateurs dans les décisions RH sont de puissants leviers pour transformer l’organisation. En instaurant une culture de co-construction et en valorisant les contributions individuelles, vous favorisez une adhésion plus large aux changements structurels futurs, qu’il s’agisse d’une transition technique, réglementaire ou organisationnelle.

Changer de paradigme, c’est donc faire évoluer la gestion RH de manière proactive : planifier le futur au lieu de le subir, se doter d’outils adaptés à une organisation moderne et inclusive, et transformer son rapport au changement pour répondre plus rapidement et efficacement aux attentes des citoyennes et citoyens et aux défis collectifs.

Anticiper l’imprévu : Êtes-vous prêts à faire face à ces situations ?

Si changer de paradigme permet de poser des bases solides pour l’avenir, cela ne signifie pas que les imprévus n’existent plus. Ils restent inévitables dans la gestion des communes. Une absence prolongée d’une collaboratrice ou d'un collaborateur clé, une tension entre équipes ou encore un événement extérieur inattendu peut déstabiliser une organisation, même bien préparée. Cependant, ces situations ne doivent plus être perçues comme des menaces permanentes, mais comme des défis à relever avec agilité.

Anticiper ces imprévus demande une approche qui se décline en plusieurs axes :

1. Mettre l’accent sur les fonctions stratégiques et leur continuité

Chaque organisation repose sur des fonctions et des rôles particulièrement sensibles : responsable des finances, secrétaire communal, responsable RH, gestionnaire administratif. Que se passe-t-il si ces personnes sont absentes ? Une gestion des imprévus efficace commence par une cartographie des postes critiques et l’élaboration d’un plan clair pour assurer leur continuité :

• Intégrer des matrices de compétences pour identifier les exigences clés des postes stratégiques.
• Définir des protocoles permettant un transfert temporaire de responsabilités sans perturber les processus.
• Documenter de manière exhaustive les missions clés pour garantir une reprise aisée et efficace.

2. Renforcer la capacité d’absorption des équipes face à une surcharge ponctuelle

Les communes traversent des périodes de grande intensité : clôtures budgétaires, périodes d’élections ou gestion de projets stratégiques comme l’adoption d’une nouvelle norme comptable ou règlementaire. Ces pics d’activité, s’ils ne sont pas anticipés, peuvent surcharger les collaboratrices et collaborateurs, provoquer des dysfonctionnements et compromettre la qualité du service rendu. Les solutions :

• Mobiliser du renfort externe pour soutenir vos équipes administratives et RH durant ces périodes intenses.
• Mettre en place des ressources ad intérim ou des task forces internes prêtes à intervenir à la demande.

3. Développer une résilience organisationnelle collective

Les imprévus ne sont pas toujours des crises majeures : une tension au sein d’un service, une baisse temporaire d’engagement ou un conflit d’objectifs peut également impacter la performance. Une réelle anticipation repose aussi sur des leviers humains :

• Instaurer une politique transparente de communication et de gestion des conflits en interne.
• Valoriser le bien-être des collaboratrices et collaborateurs pour ancrer une culture commune de collaboration, même en situation difficile.

4. Soutenir les collaboratrices et collaborateurs durant les transitions technologiques ou administratives

Les répercussions des imprévus RH peuvent aussi être techniques. Par exemple, une cyberattaque paralysant vos outils numériques ou un retard dans la mise en place d’un nouvel ERP sont autant de situations où la gestion RH est impliquée. S’assurer que les collaboratrices et collaborateurs sont formés et accompagnés face à ces aléas technologiques vous permettra de limiter l’impact de ces imprévus sur l’atteinte de vos objectifs.

Anticiper l’imprévu, c’est donc créer un filet de sécurité organisationnel pour que les événements inattendus ne ralentissent pas vos activités, mais soient absorbés avec souplesse et préparation.

Un partenaire pour anticiper et agir : BDO et ses solutions

Pour répondre à ces enjeux variés et complexes, BDO se positionne comme votre partenaire de confiance, avec des solutions adaptées à chaque étape et à chaque situation.

Nos prestations englobent :

• Recrutement ciblé et remplacement ad interim : Identifier rapidement les talents nécessaires pour compenser les absences imprévues ou ponctuelles.
• Externalisation des tâches administratives : Gérer les fonctions RH, la paie, la comptabilité ou les processus qualité pour soulager vos équipes et garantir la continuité des opérations.
• Mise à disposition d’experts pour des projets stratégiques : Fournir du personnel qualifié, comme des spécialistes en finance, RH ou gestion de projet, pour accompagner vos transitions majeures (MCH2, ERP, etc.).
• Soutien ciblé lors de pics d’activité : Déployer des collaboratrices ou collaborateurs expérimentés pour renforcer vos équipes et maintenir vos services sans interruption en période de forte charge.
• Accompagnement personnalisé en gestion RH : Proposer des solutions temporaires sur mesure pour sécuriser vos processus clés, telles que la prise en charge temporaire de rôles stratégiques ou le soutien opérationnel à vos équipes.

Avec une approche agile, des outils éprouvés et une expertise terrain, BDO vous accompagne pour relever vos défis actuels tout en préparant votre organisation aux besoins de demain. Parce que chaque commune mérite d’aborder ses défis avec sérénité et confiance, nous construisons des solutions sur mesure qui répondent à vos ambitions.