Collaboration fructueuse entre VSSM et BDO Abacus
Collaboration fructueuse entre VSSM et BDO Abacus
La mise en œuvre d'un ERP n'est jamais finie. Notre collaboration avec l'Association suisse des maîtres menuisiers et fabricants de meubles (VSSM) en est l'exemple parfait. Nous travaillons en permanence à l'optimisation de son environnement ERP Abacus.
La VSSM est l'association professionnelle de la menuiserie en Suisse alémanique et en Suisse italienne. L'association patronale fondée en 1887 représente aujourd'hui environ 2000 menuiseries. Elle se compose de 21 sections régionales et de trois groupes spécialisés. La VSSM, qui emploie plus de 50 collaboratrices et collaborateurs, a son siège à Wallisellen (ZH). L'association propose également des formations à l'École technique supérieure de Bürgenstock.
En tant qu'association, VSSM a de nombreuses attentes envers une solution ERP. Et il n'y a pour ainsi dire aucun sujet qui ne soit pas touché par Abacus. C'est d'autant plus difficile que les tâches administratives sont réparties entre différentes personnes. Il faut donc des connaissances étendues et une certaine dose de créativité pour mettre en œuvre les différents processus de manière judicieuse. Abacus sert de pilier en proposant des solutions adaptées à tous les domaines et faciles à gérer dans une organisation simplifiée.
Le domaine d'activité de VSSM comprend, entre autres, l'administration et le soutien aux membres, la fourniture d'articles promotionnels pour les membres, le soutien dans des domaines spécialisés, une offre étendue de formation professionnelle, la promotion des jeunes talents et des entreprises, la publication d'un journal sur la menuiserie et la mise en œuvre de diverses manifestations. L'offre de services pour les membres est continuellement élargie.
Comment s'adapter aux changements constants et aux nouvelles exigences des membres? Depuis plusieurs années, VSSM a solidement intégré le thème de l'ERP dans l'organisation et le traite avec une priorité élevée. Les axes stratégiques sont les suivants:
Axe stratégique 1: une organisation ERP solidement intégrée
VSSM dispose d'une organisation ERP solide depuis de nombreuses années. La question de l'ERP est prise en charge au niveau de la direction et une équipe dédiée est responsable du support de premier niveau, de l'entretien du système et du développement de la solution. L'organisation du support de BDO est structurée de manière similaire. Le partenaire client gère les questions stratégiques et la planification du projet. Quant aux spécialistes, ils supervisent les besoins et la mise en œuvre du projet dans leurs domaines de compétence respectifs. Nous avons ainsi établi une organisation de partenariat à tous les niveaux.
Axe stratégique 2: un échange régulier
Nous organisons une session de planification commune deux fois par an. Nous discutons des «lessons learned» et abordons également des projets en cours et à venir. Nous examinons également les nouvelles demandes de VSSM et présentons les nouvelles fonctionnalités d'Abacus. L'objectif est de planifier conjointement les 12 prochains mois.
«Les réunions mensuelles de service ont particulièrement contribué à l’amélioration de la collaboration. Depuis leur mise en place, les questions d’actualité sont résolues plus efficacement, ce qui entraîne une augmentation de la satisfaction.» (Simon Schneider, Responsable Technique et Économie d’entreprise, VSSM)
De plus, une réunion de coordination a lieu chaque mois au niveau de la gestion de projet. Ainsi, les deux parties ont toujours une compréhension claire des nouvelles demandes, des projets en cours et des questions non résolues.
Axe stratégique 3: des compétences diversifiées
Une collaboration efficace est possible uniquement car chaque partie possède une expertise précieuse pour l'autre. Cela signifie que VSSM comprend comment mener à bien les projets Abacus et a également une connaissance approfondie des processus d'un prestataire ERP. En retour, BDO a su répondre de manière adéquate aux besoins et défis de l'association.
Il est ainsi possible de traiter les nouvelles exigences rapidement sans analyses approfondies, ce qui permet d'éviter les malentendus. Les discussions se déroulent sur un pied d'égalité.
Axe stratégique 4 : une planification complète du projet
Nous définissons conjointement les projets les plus importants et leur attribuons un mandat de projet. L'étendue, les délais et le budget sont fixés et suivis. Les responsables du projet communiquent mensuellement pour éviter autant que possible les remontées d'informations.
Les projets ont des objectifs précis et sont achevés dès que les deux parties estiment que les objectifs sont atteints. Nous visons à conclure clairement les projets pour éviter qu'ils ne s'étendent indéfiniment.
Ces quatre axes stratégiques permettent une coopération constante, fructueuse et constructive. Comme toujours, il ne faut pas négliger le facteur humain. Sans les bons interlocuteurs du côté du client, comme c'est le cas avec BDO, ces axes stratégiques seraient inefficaces.
En tant que nouveau partenaire platine d'Abacus, nous nous engageons à fournir à nos clients un support professionnel, à former continuellement nos collaboratrices et collaborateurs et à améliorer en permanence notre gamme de services. Nous le faisons avec conviction et offrons polyvalence, qualité supérieure et unicité.