Les immobilisations se composent de nombreux objets individuels. Pour gérer efficacement ces objets et garder à l’esprit tous les aspects d’ordre économique ou comptable, la comptabilité des immobilisations est un livre auxiliaire indispensable, à l’instar de la comptabilité des débiteurs et des créanciers. Cet article vous explique pourquoi il vaut la peine de tenir votre comptabilité des immobilisations dans Abacus.
La révision et ses défis
Après la clôture d’un exercice, place à la révision. Les auditeurs examinent alors de plus près les objets d’investissement. Ce contrôle porte sur les comptes d’actifs immobilisés dans lesquels on retrouve non seulement les immobilisations corporelles, mais aussi les immobilisations incorporelles telles que les logiciels, les licences ainsi que les immobilisations en construction. Il est important que les liquidations ou les ventes de biens d’investissement soient comptabilisées correctement. En outre, les directives sectorielles ou les exigences internes exigent non seulement que les amortissements et les intérêts calculatoires soient calculés lors de la clôture, mais également en cours d’exercice. Les achats d'immobilisations, qui peuvent aussi être qualifiés d’ajouts de valeur, en sont un bon exemple. Certains secteurs, tels que les pensions, les homes et les administrations publiques, doivent respecter des prescriptions spécifiques. Ces lignes directrices représentent souvent des défis supplémentaires dans l'établissement d'une structure correcte des objets d’investissement. Les exigences internes, telles que l’établissement du budget, l’inventaire ou la classification des immobilisations et le remplacement d’objets d'investissement requièrent également des valeurs fiables. L’entreprise utilise souvent Excel pour sa gestion des objets. Cependant ce programme, pas toujours stable, ne renseigne souvent que sur la valeurs des objets, alors que leur comptabilisation et la gestion détaillée des valeurs annuelles sont tout aussi importantes.
La solution: la comptabilité des immobilisations dans Abacus
La comptabilité des immobilisations est un module performant qui répond à toutes ces exigences. Il fait partie intégrante de la gamme de programmes ERP d’Abacus et permet l’échange direct de données et de valeurs avec la comptabilité financière, la comptabilité analytique, les créanciers, la gestion de projet (AbaProject) et les débiteurs. Ainsi, par exemple, il est possible de comptabiliser directement les factures d’achat d’une immobilisation sur l’objet d'investissement concerné et de lier les écritures COFI directement à une immobilisation. En outre, les prestations fournies dans le cadre d’un projet peuvent être comptabilisées directement sur l’immobilisation et la vente d’immobilisations s’effectue directement par le biais de la comptabilité débiteurs. Tous les calculs et toutes les opérations de la comptabilité des immobilisations sont directement intégrés dans la comptabilité financière.
Fonctionnalités particulières
Les différents calculs d’amortissements, par exemple des amortissements dégressifs pour la comptabilité financière selon le CO, des amortissements linéaires pour la comptabilité RPC ou la comptabilité analytique, sont des défis concrets. Abacus est la solution optimale pour les relever sans difficulté. Abacus permet de comptabiliser sans problème des amortissements ou des intérêts calculatoire de manière différente pour la comptabilité analytique. Il est possible de définir plusieurs niveaux de calcul pour les mêmes objets et de constituer ainsi une base de méthodes de calcul et de comptabilisations distinctes. Grâce à ces niveaux de calcul, les période s’appliquant au rythme d’amortissement ne sont pas nécessairement les mêmes. Les amortissements sont par exemple mensuels ou trimestriels en comptabilité analytique, alors qu’ils sont annuels en comptabilité financière.
Catégories de la comptabilité des immobilisations
Les catégories sont un élément essentiel de la comptabilité des immobilisations. Elles peuvent être organisées selon des critères généraux tels que les machines, les véhicules, le mobilier et l’informatique ou encore selon des groupements spécifiques au secteur. Curaviva pour les homes ou ElCom pour les fournisseurs d’électricité sont deux exemples de catégorisation.
Mais à quoi servent ces catégories? Elles servent principalement à la méthodologie du calcul de l’amortissement et au taux, c’est-à-dire au pourcentage ou à la durée d’utilisation. Elles permettent également l'enregistrement de comptes pour la comptabilisation de mouvements. Ainsi, lors de la saisie d’une nouvelle immobilisation, il n’est pas nécessaire de redéfinir la règle d’amortissement et l’imputation comptable - cela se fait automatiquement par son affectation à la catégorie correspondante. Il y a bien entendu aussi des exceptions à ces règles. Dès lors, il est possible d’adapter certains paramètres d’une immobilisation donnée, par exemple une autre durée d’utilisation ou un autre compte d’amortissement ou de correction de valeur. Avec Abacus, il est facile de faire ces adaptations.
Transactions dans la comptabilité des immobilisations
Comme pour les débiteurs et les créanciers, il y a aussi des transactions dans la comptabilité des immobilisations. Les acquisitions, amortissements, reclassifications ou liquidations sont comptabilisés en tant que mouvements. Ces mouvements génèrent une imputation comptable et une comptabilisation correctes des catégories de soldes. Qu’entend-ton par catégorie de solde? Il y a plusieurs valeurs pour chaque immobilisation: la valeur d’acquisition, les amortissements cumulés et la valeur résiduelle. Abacus permet l'utilisation de nombreux autres soldes comme des versements supplémentaires, des déclarations de valeur ou d’autres valeurs importantes pour l’immobilisation concernée. Cela s’avère particulièrement important lorsque ces valeurs seront encore nécessaires des années plus tard.
Fichiers des immobilisations dans la comptabilité des immobilisations
Le fichier des immobilisations est le programme central de la comptabilité des immobilisations.
L’Info-Cockpit vous donne une vue d’ensemble complète de l’immobilisation. Vous y trouvez non seulement les données de base, mais également des informations sur la catégorie et le groupe de classification de l’immobilisation. On voit également si l’objet a une sous-immobilisation et quels sont les soldes les plus importants qui y sont liés. L’Info-Cockpit permet d'obtenir en un coup d’œil toutes les informations importantes.
De plus, il est facile de trouver des informations telles que les règles d’amortissement et les imputations comptables sur d’autres pages. Le nombre d’objets gérés n’est pas plafonné. Nos clientes et clients gèrent jusqu’à 10’000 objets dans leur comptabilité des immobilisations. La gestion des processus de calcul est particulièrement agréable. Même si vous possédez un grand nombre d’objets, un cycle d’amortissement ne dure pas plus de cinq minutes. Pour la plupart des cycles d’amortissement, le processus comprenant l’établissement des écritures comptables ou de comptabilité analytique s’effectue en dix minutes. Pendant ce processus, le système établit également pour les calculs les taux de comptabilisation qui seront ensuite utilisés lors du transfert dans le grand livre.
Etat des immobilisations dans la comptabilité des immobilisations
Vous pouvez contrôler les calculs dans l’état des immobilisations avant leur comptabilisation dans la comptabilité financière. Vous pouvez également trier et grouper la vue d’ensemble de toutes les immobilisations en fonction des caractéristiques enregistrées dans le fichier des immobilisations. Le compte des immobilisations est le groupe le plus fréquemment utilisé. Ainsi, l’état des immobilisations peut être facilement utilisé pour la réconciliation avec les comptes des immobilisations au bilan.
Par ailleurs, vous pouvez également structurer l’aperçu des immobilisations en fonction des centres de coûts, des groupements ou des classifications. Il est également possible d’effectuer les évaluations à plusieurs niveaux de calcul (COFI/COAN) pour permettre la présentation des réserves latentes. L’état des immobilisations peut également faire office d’inventaire.
En règle générale, il est assez facile de suivre l’entrée d’une nouvelle immobilisation dans la comptabilité, que ce soit par le biais d’une facture fournisseur ou d’un paiement. Il est cependant plus difficile de déterminer la sortie d’un objet. Par conséquent, cette liste est une valeur ajoutée précieuse proposé par la comptabilité des immobilisations. L’utilisation de cette liste et le retour d’information de l’inventaire vous permettent de saisir efficacement la liquidation. Enfin, les écritures comptables nécessaires sont établies automatiquement. Lorsque l’immobilisation présente une valeur résiduelle, il est possible de paramétrer le système pour qu'il la comptabilise comme amortissement unique.
En plus de la gestion d’objets d'investissement classiques, il est également possible de gérer des actifs financiers. Ils sont placés à long terme comme les immobilisations corporelles et peuvent être comptabilisés grâce à une catégorie de mouvements conçus spécifiquement. Les entrées, les augmentations ou dévaluations, les bonifications d’intérêts ou de dividendes et, enfin, la sortie de capital en font partie. Ces mouvements font partie intégrante des soldes individuels indiqués dans un état des immobilisations séparé.
Résumé
L’utilisation de la comptabilité des immobilisations constitue une étape importante vers un système ERP intégré. La possibilité d’établir une structure en fonction de ses besoins offre de nombreuses possibilités d’automatisation et une excellente vue d’ensemble des objets.
Nous avons acquis notre expérience en accompagnant des clientes et des clients qui tiennent leur comptabilité des immobilisations avec Abacus depuis plus de 20 ans. Et nos utilisateurs Abacus sont toujours plus nombreux à vouloir intégrer la comptabilités des immobilisations à leur système. La stabilité de l’outil et ses nouvelles fonctionnalités convainquent aussi bien les utilisateurs de longue date que les nouveaux utilisateurs. Contactez-nous et laissez-vous embarquer. Nous sommes à votre disposition pour toute question.