In 5 Schritten zur digitalen und automatisierten Buchhaltung

Ihre To-do-Liste für den Einstieg

Genau hier setzt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung an. Ob Sie ganz am Anfang stehen oder schon erste digitale Prozesse etabliert haben: Diese To-do-Liste zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Buchhaltung effizient, strukturiert und zukunftssicher digitalisieren und automatisieren. Vom Erfassen des Ist-Zustands über die Wahl der passenden Buchhaltungssoftware bis zur Optimierung Ihrer internen Abläufe: Sie erhalten einen klaren Fahrplan, mit dem der Einstieg gelingt. Ohne Überforderung. Dafür mit Perspektive.

Schritt 1: Den Ist-Zustand erfassen – wo stehen Sie in puncto digitale Buchhaltung?

Bevor Sie mit der Digitalisierung loslegen, lohnt sich ein prüfender Blick auf Ihre aktuelle Buchhaltung. Denn nur wer weiss, wo sie oder er steht, kann gezielt vorwärtsgehen.

To-do’s

• Manuelle Prozesse identifizieren: Welche Aufgaben erledigen Sie heute noch von Hand, z.B. das händische Verbuchen von Belegen oder manuelle Zahlungserfassung? Diese Vorgänge sind potenzielle Digitalisierungs-Gewinner.
• Schnittstellen prüfen: Gibt es Tools, die nicht miteinander «sprechen»? Beispielsweise ein CRM (System zur Verwaltung von Kontakten und Kundendaten), das nicht mit der Buchhaltungssoftware verbunden ist? Solche Brüche kosten Zeit und bergen Fehlerquellen.
• Systemlandschaft erfassen: Machen Sie eine Liste Ihrer aktuellen Programme, inklusive deren Nutzung. Vielleicht schlummern in Ihren bestehenden Tools bereits ungenutzte Automatisierungsmöglichkeiten.
• Papierlastige Bereiche benennen: Wo stapeln sich bei Ihnen physische Belege? Lieferscheine, Spesenquittungen, Rechnungen? Diese sollten möglichst bald durch digitale Alternativen ersetzt werden.
• Outsourcing als Option prüfen: Möchten Sie sich weder mit der Umstellung noch mit der Buchhaltung selbst befassen? Dann prüfen Sie, ob eine vollständige Auslagerung für Sie in Frage kommt - und gewinnen Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft oder die Familie.

Ob Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren oder sie lieber vollständig auslagern möchten – wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihres Ist-Zustands und zeigen Ihnen den besten Einstieg.

Schritt 2: Die passende Buchhaltungssoftware wählen

Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen. Entscheidend sind Ihre Prozesse, nicht die Features im Prospekt. Die Wahl der Software entscheidet über Erfolg oder Frust. Sie muss nicht nur technisch passen, sondern auch zu Ihrer Arbeitsweise.

To-do’s

• Anforderungen definieren: Benötigen Sie z.B. eine Lösung mit integriertem Lohnmodul? Oder liegt Ihr Fokus auf Projektverfolgung und Fremdwährungen? Klare Ziele helfen bei der Auswahl und manchmal zeigt sich dabei auch: Gewisse Aufgaben lassen sich effizienter auslagern.
• Beratung einholen: Holen Sie sich fachliche Unterstützung, z.B. von uns bei BDO. Wir kennen den Markt, die Anbieter und wissen, was sich in der Praxis bewährt hat.
• Kompatibilität prüfen: Läuft Ihr aktuelles System mit der ausgewählten, neuen Lösung zusammen? Beispielsweise bei Bankschnittstellen oder der Anbindung von Kassensystemen?
• Zukunft mitdenken: Wächst Ihr Unternehmen? Dann braucht es eine Buchhaltungssoftware, die mitzieht. Abacus beispielsweise ist skalierbar, flexibel und damit bestens gerüstet für die Zukunft.

In einer individuellen Beratung ermitteln wir gemeinsam, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und Ihren Zielen passt - und ob sich allenfalls eine vollständige Auslagerung der Buchhaltung für Sie lohnen könnte.

Schritt 3: Belege & Dokumente digitalisieren

Digitalisierung der Buchhaltung beginnt bei der Quelle: dem Beleg. Denn nur was digital vorhanden ist, kann automatisiert verarbeitet werden. Der Umgang mit Belegen ist dabei der Schlüssel zur Effizienz – ganz gleich, ob Sie die Buchhaltung selbst führen oder vollständig outsourcen möchten.

To-do’s

• Digitales Belegmanagement einführen: Belege lassen sich direkt digital ablegen, strukturieren und zur Buchung weiterverarbeiten - viele digitale Tools bieten entsprechende Funktionen.
• Papierquellen eliminieren: Vereinbaren Sie mit Lieferanten und Kundinnen eine rein digitale Belegführung, z.B. PDF-Rechnungen per E-Mail statt Postversand.
• Automatisches Einlesen nutzen: Viele Softwarelösungen erkennen Belegdaten automatisch (z.B. Betrag, Datum, Kreditor) und schlagen Buchungen vor.
• Archivierung rechtssicher umsetzen: Elektronisch gespeicherte Belege müssen gesetzliche Anforderungen erfüllen. Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer revisionssicheren Lösung.

Schritt 4: Automatisierung aktivieren

Jetzt wird’s spannend: Durch Automatisierung werden Prozesse schneller, sicherer und weniger fehleranfällig.

To-do’s

• Automatische Verbuchung aktivieren: Viele Programme bieten automatisierte Buchungsvorschläge. Diese lassen sich verfeinern und lernen mit – dank Machine Learning (eine Technologie, die aus bisherigen Buchungen lernt).
• Zahlungsabgleich einrichten: Über die Bankschnittstelle können Zahlungseingänge automatisch den passenden Rechnungen zugewiesen werden, dies ganz ohne manuelles Abhaken.
• Regelbasierte Workflows einführen: Zum Beispiel: Rechnungen über CHF 1'000 müssen automatisch zur Freigabe ans Management. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen und optimieren sich somit hinsichtlich Effizienz und Effektivität.
• Benachrichtigungen & Erinnerungen nutzen: Lassen Sie sich z.B. an fehlende Belege erinnern oder an Zahlungsfristen. Die Software denkt für Sie mit.

Noch unsicher, wie viel Automatisierung sinnvoll ist? Unsere Expertinnen und Experten zeigen Ihnen realistische Einsatzmöglichkeiten und helfen bei der Konfiguration.

Schritt 5: Team einbinden und Prozesse optimieren

Digitalisierung betrifft nicht nur Technik, sondern vor allem Menschen. Damit alle an einem Strang ziehen, braucht es Klarheit, Kommunikation und Begleitung.

To-do’s

• Schulungen organisieren: Investieren Sie in gezielte Weiterbildungen, abgestimmt auf die Rollen im Team. So fördern Sie Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit neuen Tools.
• Abläufe dokumentieren: Erstellen Sie einfache, verständliche Prozessbeschreibungen. So weiss jede Person, was wann zu tun ist – auch bei Vertretungen.
• Verantwortlichkeiten definieren: Wer ist zuständig für das Scannen von Belegen? Wer überprüft Zahlungseingänge oder betreut das digitale Postfach? Klare Zuständigkeiten vermeiden Chaos.
• Feedbackschlaufen etablieren: Digitalisierung ist ein Lernprozess. Lassen Sie Raum für Rückmeldungen und passen Sie Abläufe bei Bedarf an.

Unser Extra-Service: Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Technik, sondern auch beim Change Management. Gemeinsam gestalten wir Prozesse, die zu Ihrem Team und Unternehmen passen.

Fazit: Digitalisieren mit Plan, Tempo und Rückhalt

Die digitale und automatisierte Buchhaltung ist keine Mammutaufgabe, wenn man sie Schritt für Schritt angeht. Der Schlüssel liegt in einer durchdachten Planung, der passenden Software und einem gut informierten Team. Lassen Sie sich nicht entmutigen: Jede Digitalisierung ist individuell – und es ist völlig normal, nicht alles auf einmal umzusetzen.

Wir sind für Sie da. Ob bei der Analyse Ihres Ist-Zustands, Softwarewahl oder Prozessoptimierung – unsere Fachexpertinnen und -experten begleiten Sie persönlich und praxisnah.