Une comptabilité digitale et automatisée en 5 étapes

Votre liste des choses à faire pour commencer

C'est précisément là que notre liste des choses à faire étape par étape intervient. Que vous commenciez ou que vous ayez déjà installé vos premiers processus digitaux, cette liste vous aidera à digitaliser et automatiser votre comptabilité de manière efficace, structurée et durable. Depuis l'évaluation de votre situation actuelle au choix du bon logiciel de comptabilité, en passant par l'optimisation de vos processus internes, vous aurez une feuille de route précise pour progresser. Sans être dépassé. En gardant le contrôle.

Étape 1: faire un point de la situation actuelle - où en êtes-vous en matière de comptabilité digitale?

Avant de vous lancer dans la digitalisation, il vaut la peine d'examiner en détail votre comptabilité actuelle. Car seules les personnes qui savent où elles en sont peuvent envisager de progresser.

À faire

• Identifier les processus manuels: Quelles sont les tâches que vous effectuez encore manuellement (par ex. l'enregistrement des justificatifs ou la saisie des paiements)? Ces processus sont des candidats potentiels à la digitalisation.
• Vérifier la compatibilité des outils: Y a-t-il des outils qui ne «communiquent» pas entre eux? Par exemple, un CRM (système de gestion des relations clients) qui ne serait pas connecté à votre logiciel de comptabilité? Ces ruptures coûtent un temps précieux et sont sources d’erreurs.
• Faire l’inventaire de l’environnement système: Dressez une liste de vos programmes actuels et de leur utilisation. Les outils que vous utilisez pourraient déjà offrir des options d'automatisation que vous ne mettez pas à profit.
• Identifier les domaines où il y a encore du papier: Quels sont les domaines dans lesquels les justificatifs papier s’accumulent? Bons de livraison, notes de frais, factures? L’idéal serait de les remplacer par des alternatives digitales dès que possible.
• Envisager l'externalisation comme une option: Vous ne voulez gérer ni la transition ni la comptabilité? Avez-vous déjà réfléchi à externaliser complètement ce domaine? Vous auriez ainsi plus de temps à consacrer à votre cœur de métier ou votre famille.

Que vous souhaitiez digitaliser votre comptabilité étape par étape ou l’externaliser complètement, nous faisons avec vous une analyse de votre situation actuelle et vous expliquons par où commencer.

Étape 2: choisir le bon logiciel comptable

Tous les logiciels comptables ne répondent pas nécessairement aux exigences de toutes les entreprises. Le choix du bon logiciel s'effectue en fonction de vos processus, pas des fonctionnalités listées dans une brochure. Ce choix peut être le facteur déterminant de votre succès ou la cause de votre frustration. Le logiciel doit non seulement être adapté sur le plan technique, mais aussi correspondre à votre façon de travailler.

À faire

• Définir les besoins: Avez-vous besoin d'une solution qui intègre un module de gestion des salaires? Ou privilégiez-vous le suivi de projets et les devises étrangères? La sélection est plus simple, si vous avez des objectifs clairs et, parfois, il est plus efficient d’externaliser certaines tâches.
• Demander conseil: Faites appel à des professionnels, par exemple une équipe de BDO. Nous connaissons le marché, les prestataires et savons ce qui fonctionne efficacement en pratique.
• Vérifier la compatibilité: Le système que vous utilisez est-il compatible avec la nouvelle solution que vous envisagez? Par exemple, est-il possible d’y intégrer des interfaces bancaires ou de le connecter à des systèmes de caisse?
• Penser à l’avenir: Votre entreprise est-elle en plein développement? Si oui, vous aurez besoin d'un logiciel de comptabilité qui peut évoluer avec elle. Abacus, par exemple, est un système flexible et donc très bien préparé pour l'avenir.

Lors d'une consultation personnalisée, nous choisirons ensemble la solution la plus adaptée à votre entreprise, votre secteur d'activité et vos objectifs - et nous examinerons si externaliser complètement votre comptabilité pourrait être une bonne option pour vous.

Étape 3: numériser les justificatifs et les documents

La digitalisation de la comptabilité commence par la numérisation des justificatifs, car seules des données digitales peuvent être automatisées. Que vous souhaitiez gérer vous-même la comptabilité ou la déléguer entièrement à un tiers, la gestion des justificatifs est la clé de l'efficacité.

À faire

• Introduire la gestion digitale des justificatifs: Les justificatifs peuvent être directement classés, organisés et comptabilisés au format digital - de nombreux outils offrent les fonctionnalités nécessaires.
• Éliminer le papier: Convenez avec vos prestataires et vos clients d'un mode de gestion de documents entièrement digital, par exemple, optez pour des factures e-mail en PDF plutôt que des factures papier envoyées par courrier.
• Importer des documents automatiquement: De nombreuses solutions logicielles identifient automatiquement les informations directement sur les documents (par ex., le montant, la date, le prestataire) et proposent des écritures.
• Mettre en place un archivage juridiquement sûr: Les documents stockés au format électronique doivent respecter les exigences légales. Nous vous accompagnons dans la mise en place d'une solution traçable.

Étape 4: activer l’automatisation

C’est maintenant que les choses deviennent intéressantes: avec l’automatisation, les processus s'accélèrent et ont moins de chances de produire des erreurs.

À faire

• Utiliser la comptabilisation automatique: De nombreux programmes proposent une comptabilisation automatique, qu’il est possible d’affiner et d’améliorer grâce au machine learning (une technologie qui apprend de vos comptabilisations précédentes).
• Configurer le rapprochement des paiements: L'interface bancaire permet d'attribuer automatiquement les paiements entrants aux factures correspondantes, sans avoir à les cocher manuellement.
• Définir des règles dans les différents flux de travail: Par exemple, les factures de plus de CHF 1'000 sont automatiquement soumises à la direction pour approbation. De cette manière, vous éliminez les questions inutiles et optimisez votre efficacité et votre productivité.
• Utiliser des notifications et des rappels: Pour être alerté lorsqu’il manque des justificatifs ou pour suivre les dates d'échéance des paiements. Le logiciel travaille pour vous.

Vous n'êtes pas sûr(e) de savoir quel niveau d’automatisation serait le bon pour vous? Nos spécialistes vous présenteront les applications pratiques lors d’une démonstration et vous assisteront dans la définition des configurations requises.

Étape 5: impliquer votre équipe et optimiser vos processus

La digitalisation impacte non seulement la technique, mais aussi, et surtout, les individus. Pour assurer une transition fluide, il est essentiel d'avoir une vision claire, d'encourager la communication et de fournir un soutien adéquat.

À faire

• Organiser des formations: Investissez dans des formations spécifiques adaptées aux fonctions des différents membres de l'équipe. Vous encouragerez ainsi l'adhésion et la confiance lors de l'introduction de nouveaux outils.
• Documenter les processus: Créez des descriptions de processus simples et compréhensibles. De cette façon, tout le monde sait quoi faire et quand, même en cas de remplacement.
• Définir les responsabilités: Qui est en charge de la digitalisation des justificatifs? Qui vérifie les paiements entrants? Qui gère la boîte aux lettres digitale? Évitez les situations chaotiques en définissant des responsabilités claires.
• Mettre en place un système de feedbacks: La digitalisation est un processus d'apprentissage. Prévoyez des espaces pour les commentaires et ajustez les processus au besoin.

Notre prestation «en plus»: nous vous soutenons non seulement sur le plan technique, mais aussi dans la gestion du changement. Concevons ensemble des processus adaptés à votre équipe et à votre entreprise.

Conclusion: la transition vers le digital demande une planification rigoureuse et un accompagnement durable.

Le processus de digitalisation et d’automatisation de la comptabilité n'est pas une tâche insurmontable si l'on procède de manière systématique. La réussite repose sur une planification minutieuse, le choix du bon logiciel et une équipe bien formée. Ne vous laissez pas décourager: chaque processus de digitalisation est unique et il est tout à fait normal de ne pas tout mettre en œuvre en même temps.

Nous sommes à vos côtés. Que ce soit pour évaluer votre situation actuelle, choisir le bon logiciel ou optimiser vos processus, nos spécialistes vous fourniront un soutien personnalisé et orienté pratique.