Préparation aux situations d'urgence pour les entrepreneurs

Pour que votre entreprise puisse poursuivre ses activités quoi qu'il arrive

Un accident ou les répercussions d’une maladie grave peuvent soudainement bouleverser votre vie personnelle et professionnelle. Qui s'occupera de vos affaires si vous êtes subitement incapable de prendre des décisions? Comment vous assurer que votre entreprise continuera de fonctionner en votre absence, que vos proches seront protégés et qu'ils pourront veiller sur votre bien-être? Optez pour la clarté et la sécurité grâce à une planification soigneusement pensée pour les situations d'urgence.

Que se passe-t-il si, en tant qu'entrepreneuse ou entrepreneur, vous ne pouvez soudainement plus assumer votre rôle en raison d'un problème de santé ou d'un accident, ou si vous perdez votre capacité de discernement?

Assurer la capacité d'action du conseil d'administration

Si vous êtes l'unique membre du conseil d'administration au bénéfice d'un pouvoir de signature individuelle et que vous n’avez pas délégué la direction ou la représentation de l'entreprise, personne d'autre que vous ne pourra représenter l'entreprise. En cas d'incapacité de discernement de votre part, la société perd alors sa capacité d'agir. En tant qu'organe, le conseil d'administration n'est plus légalement constitué et, dans le pire des cas, l'entreprise risque même la mise en liquidation.

Que faire?

• Quand tout va bien, veillez à ce que le conseil d'administration soit composé de plusieurs membres disposant d’un droit de signature, idéalement collective à deux, même en votre absence.
• Il est également recommandé de vous assurer que l'assemblée générale ait la possibilité d'élire un ou plusieurs nouveaux membres du conseil d'administration.

Toutefois, il est important de noter qu’en tant que membre du conseil d'administration, vous ne pouvez pas déléguer votre rôle ou vous faire représenter, par exemple, par un conseiller.

Assurer la représentation à l'assemblée générale

En tant qu’actionnaire, vous pouvez être représenté(e) lors de l’assemblée générale, mais uniquement à certaines conditions:

• Procuration:
  En cas d'absence prolongée, vous pouvez donner procuration à une personne pour qu’elle vous représente lors d’une assemblée générale prévue durant cette période. Pour cela, il est essentiel que vous disposiez de vos capacités de discernement au moment de l'établissement de la procuration. Vous pouvez également donner des instructions précises à la personne qui vous représentera. Notez toutefois que votre vote, ou celui de la personne qui vous représente, sera considéré comme valable par l’entreprise, que vos instructions aient été suivies ou non. En cas de non-respect de vos instructions, vous n’aurez d’autre option que de vous adresser à la personne à qui vous avez donné procuration pour lui réclamer des dommages et intérêts.
• Mandat pour cause d'inaptitude:
  En cas d’incapacité de discernement de votre part et en l’absence de mesures préalablement définies par vos soins, l'Autorité de protection de l'enfant et de l'adulte (APEA) sera habilitée à désigner un tuteur pour vous représenter en tant qu'actionnaire. La loi ne reconnaît pas automatiquement ce droit aux conjoints ou aux descendants.
• Un mandat pour cause d'inaptitude vous permet de désigner à l'avance la personne qui exercera vos droits d'actionnaire en cas d'incapacité de votre part et vous pouvez lui donner des instructions spécifiques. Si ces instructions ne sont pas respectées, le vote émis lors de l'assemblée générale demeure valide selon le droit des sociétés. Toutefois, l'APEA peut intervenir, révoquer la personne désignée en tant que représentant, et en nommer une autre suivant les indications que vous aurez données au préalable.
  La personne désignée peut également, en concertation avec les autres actionnaires, élire de nouveaux membres au sein du conseil d'administration.
   

  Télécharger la brochure «mandat pour cause d’inaptitude»

Régler la succession dans une convention d'actionnaires

Une convention d'actionnaires offre la possibilité de prévoir qu'en cas d'incapacité permanente ou de décès d’un actionnaire, les autres actionnaires disposent d'un droit d'emption sur les actions de l'actionnaire en question. Ils peuvent ainsi acquérir ses actions aux conditions prévues dans la convention d'actionnaires, notamment s'agissant de la détermination de la valeur des actions. Cette disposition permet d'assurer la continuité de l'entreprise sans l'intervention de tiers externes.

Assurer la représentation externe de l'entreprise (pouvoirs de signature)

Si vous êtes la seule personne inscrite au registre du commerce qui dispose d'un droit de signature, l’entreprise ne pourra plus agir et être représentée légalement si vous perdez votre capacité de discernement.

Comment assurer la représentation de l'entreprise?

• Veillez à ce que d'autres membres du conseil d'administration ou d'autres signataires (par exemple, une directrice générale ou un directeur général ou des cadres) soient également inscrits au registre du commerce et habilités à agir légalement au nom de l'entreprise sans dépendre de votre intervention.
• Outre le droit de signature individuelle, d’autres méthodes permettent d’accorder des droits de signature:

Procuration: les fondés de procuration, tels que définis par la loi, peuvent accomplir tous les actes juridiques que l'activité de l'entreprise requiert. Néanmoins, il existe une restriction concernant les biens immobiliers: leur vente ou leur mise en gage n’est possible que si ce pouvoir a été spécifiquement attribué aux fondés de procuration.

Mandataire commercial: un mandataire commercial inscrit au registre du commerce offre des droits plus restreints que la procuration. Il se limite aux transactions qui relèvent des activités habituelles de l'entreprise.

• En adoptant un règlement interne sur les signatures, vous limitez les compétences des fondés de procurations et des mandataires commerciaux pour certains domaines: engagements financiers limités à un montant défini, uniquement avec une autorisation spécifique, uniquement pour un domaine spécifique de l'entreprise (par ex. un secteur d'activités ou une région géographique).
• Ces règlements internes ne sont opposables aux tiers de bonne foi que s'ils ont été clairement informés. Si les fondés de procuration ou les mandataires commerciaux ne respectent pas ces dispositions internes, ils s’exposent à des conséquences internes, telles que des demandes de dommages et intérêts, un licenciement sans préavis, ou autres.

Conclusion: anticiper protège votre entreprise

Il est essentiel pour les entrepreneuses et entrepreneurs de se préparer aux situations d'urgence s’ils souhaitent assurer la capacité de fonctionnement de leur entreprise, ainsi que sa pérennité. Celles et ceux qui abordent suffisamment tôt des questions comme l'attribution des droits de signature, le mandat pour cause d'inaptitude et la planification de la succession, protègent non seulement leur entreprise, mais aussi leurs collaboratrices et collaborateurs, ainsi que leurs proches. Des dispositions règlementaires claires et la désignation anticipée de suppléants permettent de prévenir les incertitudes et les conflits juridiques. Cette démarche permet d'assurer la continuité de votre entreprise en toute sécurité, même en cas d'incapacité de discernement ou d'imprévu majeur.